Bài này là Bài thứ 5, Thêm ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu Word trong Word 2007thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007
Làm sao để theo dõi các thay đổi trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu word?
1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007
Bạn đang xem lại tài liệu cho Sếp trước khi nó được công bố cho toàn công ty và bạn thấy có một số điểm cần chình sửa, bạn muốn Sếp của mình thấy những điểm cần chỉnh sữa đó. Hãy bật chức năng Track Changes, tất cả thay đổi từ việc thêm, xóa hoặc định dạng văn bản đều sẽ được Word đánh dấu.
b. Xem các chỉnh sửa
1 Văn bản bị xóa nằm trong một hình chữ nhật ở góc.
2 Văn bản được thêm vào sẽ được gạch dưới và có cùng màu với với viền hình chữ nhật chứa văn bản bị xóa.
3 Những đường đứt quãng chỉ ra những phần có sự thay đổi, nơi nội dung text được xóa hay thêm vào.
Sau khi bạn mở tab Track Changes, bạn sẽ làm việc trong Word 2007 như bình thường. Khi chèn hoặc xóa văn bản, hay di chuyển văn bản hoặc đồ họa, thì các đường đứt quảng sẽ đánh dấu sự thay đổi này, màu sắc và nội dung thay đổi cũng được đánh dấu.
Bạn xóa dòng “with hard work and clear thinking.”, dòng văn bản này được đặt trong một box hình chữ nhật nhỏ ở góc tài liệu, nó được đánh dấu là “Bị xóa (Deleted)” để giải thích vì sao nó phải nằm ở đó. Một được đứt quãng màu xanh chạy dài từ hình chữ nhật đến nơi mà dòng văn bản đã nằm trước khi bị xóa.
Bạn thay từ “twelve” bằng “nine” bạn chọn từ “twelve” và gõ “nine” để thay thế nó (hoặc cũng có thể xóa “twelve” rồi gõ “nine” tại vị trí đó). Từ “twelve” bị xóa sẽ được chuyển vào hộp một hình chữ nhật ở góc tài liệu. Từ “nine” mới thêm vào sẽ được gạch dưới và có cùng màu với viền của hình chữ nhật chứa “twelve”.
Ngoài ra, có một gạch dọc phía trước mỗi câu mà trong đó có thực hiện chỉnh sửa.
…Nội dung chỉ dành cho thành viên…
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia hiệu chỉnh tài liệu
Di chuyển con trỏ lên văn bản mới được chèn vào trong tài liệu, hoặc trên các văn bản đã bị xóa trong hình chữ nhật ở góc tài liệu. Đối với mỗi sửa đổi, bạn sẽ thấy một ScreenTip chỉ ra tên của người sửa và các loại của các sửa đổi, chẳng hạn như “đã xóa” (deleted) hoặc “chèn” (inserted). Các ScreenTip cũng hiển thị thông tin đã bị xóa hoặc chèn vào văn bản.
Một cách khác để phân biệt những người tham gia hiệu chỉnh tài liệu là dựa vào màu sắc. Word tự động đánh dấu một màu sắc của từng người tham gia hiệu chỉnh, mỗi người một màu khác nhau. Giả sử bạn được Word gán cho màu hồng khi hiệu chỉnh tài liệu, nếu bạn muốn xem chỉ những chỉnh sửa của mình thì hãy tìm những văn bản có tô sáng hoặc các hình chữ nhật màu hồng ở góc.
e. Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hoặc ghi chú
Mặc dù tắt Track Changes, nhưng những sự thay đổi vẫn còn thấy được trong tài liệu.
1 Sử dụng nút Accept để chấp nhận sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay đổi, hoặc để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc.
2 Sử dụng các nút Reject để từ chối sự thay đổi cùng một lúc hoặc liên tục các thay đổi, hoặc để từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc.
3 Sử dụng các nút Previous để xem từng ghi chú hoặc hiệu chỉnh theo hướng lên trên của tài liệu.
4 Sử dụng nút Next để xem theo hướng xuống cuối của tài liệu.
Khi tất cả những thay đổi đã được hoàn tất, một người nào đó phải có trách nhiệm xem lại tài liệu sau đó chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi.
a. Ẩn tạm thời những thay đổi
Hãy tưởng tượng rằng bạn sẽ xem lại phần thay đổi tài liệu được thực hiện bởi Richard, Kai và Pilar. Bạn muốn xem phần thay đổi của Pilar trước và biết rằng bạn có thể tìm góp ý tài liệu của Pilar bằng cách di chuyển con trỏ chuột lên tất cả những sự thay đổi để thấy tên Pilar hoặc xem màu sắc được Word gán cho những hiệu chỉnh của cô ấy. Tuy nhiên, bạn nghĩ rằng nếu bạn chỉ có thể xem phần sửa chữa của Pilar mà không xem được phần của Richard và Kai thì không ổn, đặc biệt đối với những tài liệu dài.
Hãy tiếp tục khám khá bằng cách nào để học về sự thay đổi của track
Để chỉ xem những sửa chữa của Pilar, bạn có thể làm ẩn những cái sửa chữa của Richard và Kai. Cách thực hiện như sau:
b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi
Cách để xem những gì ẩn trong tài liệu:
…Nội dung chỉ dành cho thành viên…
e. Chọn cách tạo track
Bạn có thích những hình chữ nhật chứa văn bản bị xóa hay các ghi chú không? Hay bạn muốn thay đổi kích thước của chúng? Khi text được chèn vào trong tài liệu bạn thích đoạn text này xuất hiện với hai dòng gạch chân hay một dòng gạch chân?