Trộn thư () là một công cụ vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online sẽ cung cấp cho bạn tổng quan của đặc tính này và hướng dẫn trộn thư theo từng bước.
Trộn thư có thể trông khó khăn, nhưng trên thực tế quá trình này khá đơn giản.
Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể.
Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là một người nhận.
Bản Word cuối cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.
Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:
Khi bạn trộn thư, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.
Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.
Những điều quan trọng cần kiểm tra:
Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.
Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.
Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.
Cách trộn thư từ Excel sang Word:
Khi hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.
Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.
Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.
Tìm hiểu thêm: Khóa học excel online
Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp . Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.
Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ .
Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.
Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ .
Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.
Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút hoặc nhấn phím .
Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.
Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.
Định dạng zip codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel
Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.
Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.
Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.
Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.
Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.
Nhấn để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.
Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:
Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.
Nhấn để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}
Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Alt + F9
Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9
Hiện ra mã của những chỗ trống
F9
Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật
F11
Đến chỗ trống cần điền sau
Shift + F11
Đến chỗ trống cần điền trước
Alt + Shift + E
Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa.
Alt + Shift + F
Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + M
In văn bản trộn thư
Ctrl + F9
Chèn thêm một chỗ trống
Ctrl + F11
Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.
Ctrl + Shift + F11
Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.
Ctrl + Shift + F9
Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + D
Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại
Alt + Shift + P
Chèn số trang
Alt + Shift + T
Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + L
Chèn số thứ tự
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…