Thịnh Hành 4/2024 # Cách Tạo Bảng Biểu Trong Office 2003 # Top 8 Yêu Thích

MS Word: Tiếp theo các bài Tin học văn phòng, chúng tôi hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xử lý dữ liệu trong bảng biểu.

1. Giới thiệu menu Table (Menu bảng)

Draw table: Vẽ bảng

Insert: Chèn bảng

Delete: Xóa

Select: Lựa chọn (bôi đen)

Merge Cells: Nhập ô

Split Cells: Chia ô

Split Table: Chia bảng

Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

AutoFit: Tự động co giãn bảng

Heading Rows Repeat: Đặt dòng đầu trong bảng làm tiêu đề bảng cho những trang sau.

Convert: Chuyển đổi

Sort…: Sắp xếp

Formula…: Công thức tính toán trong bảng

Hide Gridlines: Ẩn/hiện đường viền bảng

Table Properties: Xem thuộc tính bảng.

2. Giới thiệu menu khi bôi đen và kích chuột phải vào bảng:

Cut: Cắt

Copy: Sao chép

Paste: Dán

Merge Cells: Nhập ô

Distribute Rows Evenly: Phân phối đều theo dòng

Distribute Columns Evenly: Phân phối đều theo cột

Draw Table: Vẽ bảng

Border and Shading…: Tạo đường viền và màu bảng

Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

Cell Alignment: Căn lề văn bản trong bảng

AutoFit: Tự động co giãn hảng

Caption…: Đặt tiêu đề bảng

Table Properties: Xem thuộc tính bảng.

3. Tạo bảng

Cách 1:

Chọn biểu tượng

Trên hình vẽ là tạo bảng gồm 3 dòng x 4 cột.

ư Sau khi kích và nhả chuột, bạn sẽ được 1 bảng mới. Tuy nhiên, cùng cách này thì bạn chỉ tạo được bảng tối đa là 4 dòng x 5 cột

Xuất hiện hộp thoại Insert Table:

Table size: Kích cỡ bảng:

Number of Columns: Nhập số cột

Number of rows: Nhập số dòng

AutoFit behavior: Tự động co giãn

Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định

AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung

AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window.

AutoFormat: Chọn kiểu định dạng có sẵn của bảng.

Remember dimensions for new tables: Ghi nhớ kích cỡ cho những bảng mới.

Chọn nút OK.

4. Thêm cột & dòng

Di chuyển bút vẽ đến bảng và kéo thẳng đường trong bảng vào vị trí muốn chèn thêm cột (dòng).

5. Xóa ô, dòng, cột, bảng

Tabe: Xóa bảng

Columns: Xóa cột

Rows: Xóa dòng

Cells…: Xóa ô theo lựa chọn

Shift cells left: Xóa ô bên trái

Shift cells up: Xóa ô ở dưới

Delete entire row: Xóa cả dòng

Delete entire column: Xóa cả cột.

6. Lựa chọn (bôi đen) trong bảng

Bạn có thể sử dụng kết hợp giữa phím Shift và các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home, End để bôi đen trong bảng. Ngoài ra còn có thể sự dụng theo cách:

Table: Bôi đen bảng (Hoặc dùng tổ hợp phím tắt Alt + phím số 5 với đèn Num Lock tắt)

Column: Cột

Row: Dòng

Cell: Ô

7. Nhập ô

Bôi đen những ô muốn nhập theo chiều ngang hoặc dọc.

8. Chia ô

Xuất hiện hộp thoại Split Cells

Number of columns: Nhập số cột cần chia

Number of rows: Nhập số dòng cần chia

 Merge cells before split: Nhập ô trước khi chia.

Chọn nút OK đồng ý chia ô.

9. Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

Xuất hiện hộp thoại Table AutoFormat

Category: Chọn là All table styles

Table styles: Lựa chọn các kiểu định dạng bảng có sẵn của MS Word

Apply special formats to: Áp dụng kiểu định dạng đặc biệt cho:

Heading rows: Dòng tiêu tiêu đề của bảng

First column: Cột đầu tiên của bảng

Last row: Dòng cuối cùng của bảng

Last column: Cột cuối cùng của bảng

Nút New…: Tạo ra kiểu định dạng bảng mới của riêng bạn.

Name: Tên kiểu định dạng

Style base on: Kiểu định dạng cơ bản

Whole table: Toàn bảng

Header row: Dòng tiêu đề

Last row: Dòng cuối cùng

Left column: Cột trái

Right column: Cột phải

Odd row stripes: Viền cho dòng lẻ

Even row stripes: Viền cho dòng chẵn

Odd column stripes: Viền cho cột lẻ

Even column stripes: Viền cho cột chẵn

R Add to template: Thêm thành một mẫu mới

Chọn nút OK để hoàn thành thêm mới một kiểu định dạng.

Nút Modify… Sửa định dạng kiểu đã chọn. Các tính năng sử dụng giống phần thêm mới kiểu định dạng bảng

Nút Delete: Xóa kiểu định dạng bảng

Màn hình xuất hiện thông báo: Bạn có muốn xóa kiểu định dạng Table Style1 không? Để bạn chắc chắn lại là muốn xóa.

Nút Default…: Thiết lập kiểu định dạng mặc định cho các bảng sau:

This document only: Chỉ áp dụng cho file hiện tại

All documents based on the chúng tôi template? Dùng cho tất cả những file khác có dạng chúng tôi

10. Đặt chế độ tự động co giãn bảng

AutoFit to Contents: Tự động co giãn theo nội dung.

AutoFit to Window: Tự động co giãn theo màn hình Window.

Fixed Column Width: Đặt cố định chiều rộng của cột. Trường hợp này bạn chỉ cần dùng chuột kéo đường dọc cột theo độ căn chỉnh của mình.

Distribute Rows Evenly: Chia độ cao của các dòng bằng nhau.

Distribute Columns Evenly: Chia độ rộng của các cột bằng nhau.

11. Chuyển đổi dữ liệu từ bảng thành văn bản (Bỏ bảng nhưng vẫn giữ đủ nội dung trong bảng)

Xuất hiện hộp thoại Convert Table To Text:

Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:

Paragraph marks: Theo dạng đoạn

Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

Chọn nút OK để hoàn thành.

12. Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản vào bảng

Lựa chọn (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đưa vào bảng:

Xuất hiện hộp thoại Convert Text To Table:

Number of columns: Nhập số cột

Number of rows: Phần nhập số dòng này không phải nhập mà do MS Word tự điều chỉnh theo số cột bạn nhập ở trên.

AutoFit behavior: Tự động co giãn

Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định

AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung

AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window.

Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:

Paragraph marks: Theo dạng đoạn

Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

Chọn nút OK để hoàn thành.

13. Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Bôi đen toàn bộ bảng. Ở đây bạn nên bôi đen toàn bộ bảng vì sau khi sắp xếp theo 1 hoặc nhiều cột thì giá trị của các cột khác cũng được sắp xếp theo. Nếu bạn chỉ bôi đen 1 cột thì dữ liệu sắp xếp chỉ theo cột đó, như vậy dữ liệu của bạn trong cả bảng sẽ bị sai lệch.

Xuất hiện hộp thoại Sort.

Sort by:

Bạn hãy chọn tên cột đầu tiên muốn sắp xếp (Trên ảnh là cột Tháng)

Type: Kiểu định dạng của cột (trường) sắp xếp (Text, Number, Date…)

Ascending: Sắp xếp tăng dần

Descending: Sắp xếp giảm dần

Các phần Then by: Sắp xếp theo các cột tiếp theo (các tính năng vẫn giống phần Sort by).

My list has:

Header row: Loại trử dòng tiêu đề.

No header row: Việc sắp xếp không lại trừ dòng tiêu đề.

Chọn nút OK để hoàn thành sắp xếp.

14. Một số hàm áp dụng tính trong bảng của MS Word

Để vị trí con trỏ vào ô muốn tính (Ví dụ như tính tổng của cột thì để ở dòng cuối cùng của cột).

Xuất hiện hộp thoại Formula.

Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.

Number format: Các định dạng kiểu số.

Paste Function: Các hàm cơ bản:

ABS: Trị tuyệt đối

AND: Hàm và

AVERAGE: Tính trung bình

COUNT: Đếm

IF: Hàm điều kiện

INT: Hàm chia lấy phần nguyên

MAX: Hàm lớn nhất

MIN: Hàm nhỏ nhất

MOD: Hàm chia lấy phần dư

NOT: Hàm phủ định

OR: Hàm hoặc

ROUND: Hàm làm tròn

SUM: Tính tổng

Chọn nút OK để hoàn thành tính toán. Nếu công thức sai, kết quả sẽ hiển thị dòng lệnh !Syntax Error Kết quả Hàm tính tổng của bảng tính trên là:

15. Xem các thuộc tính định dạng bảng

Xuất hiện hộp thoại Table Properties: Thẻ Table: Các thông tin về bảng

Thẻ Row: Các thông tin về dòng:

Thẻ Column: Các thông tin về cột:

Thẻ Cell: Các thông tin về ô: