Báo cáo tài chính là một công việc đòi hỏi rất nhiều sổ sách và số liệu. Hiện nay, để giảm bớt tính rườm rà, bất tiện và khó khăn đó, các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán.Điều đó giúp việc báo cáo tài chính trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Để giúp các bạn nắm vững được quy trình kê khai trên hệ thống phần mềm này, công ty AZTAX sẽ đưa ra những hướng dẫn cách làm báo cáo tài chính trên excel.
1. Cách lập bảng cân đối kế toán trên excel
1.1 Nguyên tắc chung khi lập bảng Cân đối kế toán
Thực hiện việc kiểm kê tài sản và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán.
Những chỉ tiêu thuộc các khoản phải thu, phải trả ghi theo số dư chi tiết của các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả.
1.2 Cách lập bảng Cân đối kế toán
Bảng Cân đối kế toán được lập vào thời điểm cuối năm tài chính
Bảng Cân đối kế toán đúng phải đảm bảo nguyên tắc: Tổng số dư các tài khoản bên Tài sản phải bằng tổng số dư các tài khoản bên Nguồn vốn
Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của bảng Cân đối kế toán năm trước
Cột số năm nay:
Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:
Dãy điều kiện: Là cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản. Hoặc cột “NV” đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn.
Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên CĐKT.
Dãy tính tổng: là cột dư Nợ đối với các mã số thuộc phần Tài sản, cột dư Có đối với các mã số thuộc phần Nguồn vốn.
Chú ý:
Đối với các mã số như: Mã số 132 ” Trả trước cho người bán” được lấy từ số dư Nợ TK 331; Mã số 313 ” Người mua trả tiền trước” được lấy từ số dư Có TK 131;
Các mã số ghi trong dấu ngoặc (*) như: Mã số 137 ” Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi”; Mã số 219 “Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi” phải ghi âm;
Mã số 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” phải bù trừ Nợ/Có (Nếu lãi ghi dương, lỗ ghi âm).
2. Cách lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên excel
2.1 Nguyên tắc chung khi lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Thiết kế các chỉ tiêu phù hợp để trình bày về kết quả lãi lỗ của toàn bộ doanh nghiệp và kết quả trong từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Mặc dù thời điểm lập Báo cáo kết quả kinh doanh là vào cuối kỳ kế toán, nhưng các chỉ tiêu trình bày trong báo cáo này thể hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt cả kỳ.
Quan hệ cân đối khi lập Báo cáo kết quả kinh doanh
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ = Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại + Thuế TTĐB, thuế XK
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp – CPBH – Chi phí QLDN
2.2 Cách lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo kết quả kinh doanh là bảng lập cho thời kỳ – là tổng hợp kết quả kinh doanh của một kỳ
Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của ” Báo cáo kết quả kinh doanh ” năm trước;
Cột số năm nay:
Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:
Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.
Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD
Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.
Chú ý:
Với chỉ tiêu 11 – Giá vốn bán hàng, chỉ tiêu này không bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn bán hàng bị trả lại, vậy bạn phải trừ đi giá vốn của hàng bán bị trả lại
3. Cách lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên excel
3.1 Nguyên tắc chung khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cần căn cứ vào:
Bảng Cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bản thuyết minh Báo cáo tài chính
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước
Các tài liệu kế toán khác, như: Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết các tài khoản “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng” “Tiền đang chuyển”.
3.2 Cách lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Để báo cáo lưu chuyển tiền tệ đúng thì chỉ tiêu ( 70 ) trên lưu chuyển tiền tệ phải bằng chỉ tiêu ( 110 ) trên bảng cân đối kế toán.
Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của ” Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ” năm trước.
Cột Số năm nay :
Để lập được báo cáo này, bên BNL bạn xây dựng thêm một cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”.
3.3 Các bước lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên excel
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu của cả kỳ kế toán và đặt lọc.
Bước 2: Tại cột định khoản Nợ/Có bạn lọc lên TK 111, khi đó toàn bộ các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt được hiện lên.
Bước 3: Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc khi đó bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên “BC lưu chuyển tiền tệ” thì bạn gắn mã số của chỉ tiêu đó cho nghiệp vụ tương ứng. Nếu nội dung lọc lên mà không biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào Thu khác hoặc Chi khác từ hoạt động kinh doanh
3.3 Các bước lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên excel
Dãy điều kiện là cột “Chỉ tiêu LCTT” trên BNL
Điều kiện cần tính là các mã số trên BCLCTT
Dãy ô tính tổng. Đối với các chỉ tiêu Thu là cột phát sinh Nợ của BNL. Đối với các chỉ tiêu chỉ là cột phát sinh Có của BNL
Bước 6: Sau khi đặt công thức xong bạn copy công thức tại ô chỉ “Thu” tới các chỉ tiêu “Thu” còn lại. Đối với các chỉ tiêu “Chi” bạn cần đặt dấu trừ (-) đằng trước. Sau đó copy công thức đó tới các chỉ tiêu “Chi” còn lại.
Bước 7: Bạn dùng hàm SUM tính tổng các chỉ tiêu 20, 30, 40, 50. Bạn tính ra chỉ tiêu 60 từ tiền mặt và Tiền gửi đầu năm. Tính ra chỉ tiêu 70. Sau đó đối chiếu chỉ tiêu 70 với chỉ tiêu 110 trên CĐKT mà khớp nhau thì BC LCTT của bạn đã làm đúng.
4. Cách lập bản thuyết minh Báo cáo tài chính trên excel
4.1 Nguyên tắc chung khi lập thuyết minh Báo cáo tài chính
Việc lập Thuyết minh Báo cáo tài chính căn cứ vào:
Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
Bản thuyết minh Báo cáo tài chính năm trước;
4.2 Cách lập Thuyết minh Báo cáo tài chính
Để lập được bản thuyết minh báo cáo tài chính,các bạn căn cứ vào:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng cân đối số phát sinh năm
Sổ chi tiết năm để lập cho thuyết minh báo cáo tài chính năm.