Trong quá trình xử lý công việc kế toán có thể viết sai sót trên hóa đơn như sai tên công ty,mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng…để xử lý những trình huống này kế toán cần nắm rõ quy định theo điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn và Thông tư 26/2024/TT-BTC mới nhất hiện nay.+ Trường hợp viết sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, kế toán cần xác minh lại hóa đơn sai sót, xem hóa đơn đã được giao cho khách hàng hay chưa. Nếu hóa đơn đã được giao cho khách hàng kế toán không được tự ý điều chỉnh hóa đơn mà phải có xác nhận bằng văn bản của cả 2 bên bán và mua
Bên bán tiến hành:
B1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót,người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót lập thành 2 bản có ký đóng dấu mỗi bên giữ một bản.
B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
Nếu hóa đơn ghi số tiền cao hơn giá trị thực tế thì phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Nếu hóa đơn ghi số tiền thấp hơn thực tế cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng
Lưu ý: Ngày ghi trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại và Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Ngoài ra, Thông tư mới nhất là Thông tư26/2024/TT-BTC cũng đã hướng dẫn về luật thuế hướng dẫ về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế: Kế toán cần lưu ý:
TH1: Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông tư 26/2024/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
TH2: Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế
Tại Điểm b, Khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2024/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”
– Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
– Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng…. năm…
+ Các tiêu thức còn lại: kế toán gạch chéo.
CÁC TRƯỜNG HỢP SAI SÓT VÀ CÁCH XỬ LÝ
1. Kế toán viết sai hóa đơn nhưng chưa xé hóa đơn ra khỏi cuống
– Giữ nguyên hóa đơn(không xé) , gạch chéo các liên của hóa đơn và lưu giữ các hóa đơn đã viết sai này tai cuống của quyển hóa đơn.
– Viết lại hóa đơn mới (đúng) và giao liên 2 cho khách hàng
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
B1: Đánh dấu gạch chéo các liên hóa đơn viết sai
B2: Viết lại hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
B3: Sắp xếp Lưu giữ hóa đơn đã viết sai một cách cẩn thận
3. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng
+ Nếu Hóa đơn viết sai chưa vào sổ sách kê khai thuế, tuy nhiên hóa đơn đã được giao cho bên kia nhưng cả hai bên vẫn chưa vào sổ sách báo cáo thuế. Trường hợp này cả hai bên cần liên lạc với nhau để xác định lỗi sai sau đó bên bán thực hiện:
– Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập thành hai bản để mỗi bên giữ một bản. Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai kế toán đánh dấu gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với thuế khi có yêu cầu
– Xuất hóa đơn mới cho khách hàng. Hóa đơn này kế toán để ngày ghi trên hóa đơn là ngày hiện tại tức là ngày làm biên bản thu hồi. Viết chính xác và dùng hóa đơn này để vào sổ sách báo cáo thuế thay thế cho hóa đơn đã viết sai.
Hóa đơn viết sai đã vào sổ sách báo cáo, kê khai thuế