Bản tin email nội bộ(Newslettrers) trong các doanh nghiệp, dù lớn hay dù nhỏ cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi nó đóng một vai trò không thể trong các công ty, tổ chức trong việc truyền thông nội bộ, các thông tin hoạt động cần thiết trong một tổ chức nên nó cần được thực hiện chu đáo. Nhưng quan trọng là, làm thế nào để tạo ra các bản tin email nội bộ một cách tốt nhất? Mục tiêu của các bản tin email nội bộ
Trước khi tạo ra một bản tin email nội bộ xuất sắc, điều quan trọng nhất bạn cần biết đó là mục tiêu của các bản tin là gì và những yếu tố xác định chúng.
– Đưa ra các thông tin chính thống và các câu chuyện ngoài lề: Tất cả các nhân viên đều có gia đình riêng, bạn bè và vòng kết nối xã hội của họ. Hãy giải thích sứ mệnh hoạt động của công ty và công ty đã đem lại cho họ những gì. Điều đó khiến họ tự hào và họ sẽ lan truyền các câu chuyện đó. Đây là một chất xúc tác mạnh mẽ để truyền miệng các câu chuyện.
– Giảm tình trạng quá tải email: Thay vì gửi nhiều các tin nhắc nhở, thông báo, hoặc các cam kết tới các phòng ban hay tới các nhóm nhân viên khác nhau, một công ty nên sử dụng các bản tin nội bộ để truyền tin một cách hiệu quả hơn.
– Bổ sung các hình thức truyền tin khác: Các bản tin email có thể được sử dụng để trình bày thông tin công ty như một tài liệu tham khảo cho các mục đích khác nhau. Ví dụ, họ có thể sử dụng bản tin để thông báo hoặc ghi nhận những thành tích của một nhóm nhân viên, ngoài sự khen ngợi trong các phòng ban, mạng nội bộ và bảng đăng thông báo.
Các yếu tố tạo nên một bản tin email hiệu quả: Để viết các bản tin email nội bộ hiệu quả, các yếu tố sau đây cần được chú ý:
1. Công chúng mục tiêu Các bản tin nội bộ có công chúng mục tiêu cố định, đó là những nhân viên trong công ty. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không phải vậy. Các nhân viên trong công ty muốn biết thông tin gì? Điều gì khiến họ thấy thú vị? Đôi khi điều này không cần phải tách biệt rõ ràng nếu bạn có một công ty lớn với nhiều nhân viên có các quyền lợi khác nhau, cộng thêm sự phân khúc cấp phòng ban.
3. Định dạng và trình bày
Một định dạng phù hợp cần được áp dụng để tạo ra các bản tin quen thuộc và dễ đọc, dễ hiểu cho tất cả mọi người trong công ty. Đó là lưu ý để thay đổi cách bố trí, cách trình bày và phong cách của các bản tin nội bộ. Và, tại sao không quy hoạch các định dạng theo kiểu mạng lưới? Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều công sức
4. Giọng điệu và phong cách
Giọng điệu và phong cách phụ thuộc vào từng công ty hoặc tổ chức. Chọn một phong cách phù hợp với công ty của bạn bằng cách tạo ra các bản tin hấp dẫn và khiến các nhân viên của bạn tương tác với chúng. Công ty như Toys R US có giọng văn khác với Starbucks. Và có những sự khác biệt bõ rệt giữa giọng văn của các hãng luật, các tổ chức phi lợi nhuận với các tổ chức chính phủ. Nó có thể nhẹ nhàng, nghiêm túc hoặc trang trọng. Khi nói về văn hóa doanh nghiệp, bản tin nội bộ là đại diện hữu hình cho văn hóa của công ty đó.
– Các bản tin nội bộ phải đơn giản: Đây không phải là bản tranh luận tóm tắt, nên không cần giải thích ngắn gọn để rút ngắn lại các câu văn hoặc đoạn văn. Bản tin phải thể hiện tính lưu động, để người đọc xuất hiện một cách tự nhiên. Tránh việc cô đọng quá mức một điều gì đó. Tuy nhiên, mọi người sẽ bỏ qua các thông tin đầy đủ vì quá dài dòng. Đặc biệt, hãy nghĩ đến việc viết tóm tắt lại văn bản của CEO (họ gửi tình yêu vào bài giới thiệu của họ) một vài lần để nó ngắn gọn hơn. Luôn nhớ rằng, tất cả mọi người trong công ty rất bận rộn và họ không có nhiều thời gian để đọc các bản tin dài dòng.
– Tạo ra các bản tin hấp dẫn và có sức mạnh: Các thành viên trong công ty đọc các bản tin nội bộ bởi họ thấy chúng thú vị hoặc hấp dẫn chứ không phải bởi vì ông chủ yêu cầu họ phải làm vậy. Những yêu cầu khắt khe không phải là cách tốt nhất để làm điều đó một cách hiệu quả. Cần phải tạo ra các email hấp dẫn để các nhân viên hình thành thói quen đọc chúng mới là điều đúng đắn.
Để làm cho các bản tin hấp dẫn, nên khuyến khích sử dụng các cuộc đàm thoại, hoặc giọng văn ngẫu hứng. Nó không nhất thiết phải là các văn bản quá trang trọng. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có phòng PR phụ trách viết các bản tin email nội bộ, do đó bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để viết nó thú vị và hấp dẫn.
Hơn nữa, để tạo ra các bản tin hấp dẫn, bạn nên xem xét việc sử dụng sự sáng tạo hoặc hài hước trong cách trình bày. Khi báo cáo về một sự kiện công ty vừa tổ chức, thay vì cung cấp các chi tiết ở dạng tin tức, hãy thử thêm một số ý kiến hài hước cùng với những bức ảnh được chụp tự nhiên vào đó.
Nếu một bộ phận hoặc một dự án nào đó đạt được thành tích đáng khen ngợi, các bản tin có thể được sử dụng để thông báo chúng, làm cho các nhân viên khác biết về những gì họ đã hoàn thành, từ đó truyền cảm hứng làm việc cho các nhân viên khác.
Tuân thủ theo khuân phép. Sáng tạo và đôi chút hài hước làm cho bản tin tốt hơn. Nhưng điều quan trọng là luôn phải tuân thủ đúng khuân phép. Đây là điều đương nhiên được thực hiện trong tất cả các tổ chức truyền thông. Ví dụ, khi thông báo về việc sa thải hoặc hiệu suất làm việc kém, chắc chắn không thể sử dụng yếu tố hài hước bởi đây không phải sự kiện vui vẻ gì. Không thể lấy nỗi buồn của người khác để làm niềm vui cho một vài nhân viên chỉ vì muốn tạo ra được một bản tin hấp dẫn.
Cập nhật thông tin và sự phát triển về sản phẩm, dịch vụ
Thay đổi trong ban lãnh đạo và nhân viên công ty
Cập nhật thông tin về đối thủ cạnh tranh
Tin tức về các sáng kiến sẽ được công ty triển khai
Chi tiết bản kế hoạch có lợi nhuận và các chương trình chăm sóc sức khỏe trong công ty
Các khảo sát trong nội bộ công ty và trong lĩnh vực công ty đang kinh doanh
Các chi tiết về vị trí tuyển dụng hoặc cơ hội đào tạo
Thông điệp từ CEO hoặc chủ tịch
Các tin xấu ảnh hưởng đến công ty hoặc nhân viên cũng cần được xem xét. Các tin tức này không khiến người đọc thấy thú vị nhưng đó là những thông tin quan trọng, và tất cả mọi người trong công ty đều nên biết.
Các cuộc thi trong công ty hoặc các cuộc thi có các thành viên trong công ty tham dự
Tin tức về các sự kiện xã hội hoặc các hoạt động cộng đồng
Cập nhật các khoản phụ cấp hoặc các chương trình khuyến mãi (không nhất thiết phải được cung cấp bởi công ty)
Các bài báo về lễ kỉ niệm công ty
Các câu chuyện cười và thú vị, các bài tiểu luận…
Các bức thư gửi đến biên tập viên hoặc các bài báo do nhân viên đóng góp
Thỉnh thoảng cũng có thể viết lại các bài đăng được lan truyền rộng trên mạng xã hội. Một số tổ chức cho phép đăng các tin tưng hỏa mù hoặc các tin đồn trong các bản tin, nhưng tốt hơn là bạn nên tránh chúng. Những tổ chức đó có xu hướng tạo ra tình trạng căng thẳng. Phải cần rất nhiều kinh nghiệm và chuyên môn để cân bằng việc tạo ra một bản tin thú vị hay gây khó chịu.
Các bản tin có thể đăng nội dung theo định kì. Nhiều độc giả thích cảm giác quen thuộc đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải luôn làm tươi mới các bản tin của bạn. Nếu tin tức được công bố thường xuyên, họ có thể sử dụng nội dung đã được đăng tải ở một nơi nào đó. Nhưng sẽ tốt hơn nếu để link liên kết bài viết của công ty hoặc nhân viên đó, hay bạn có thể viết lại theo cách khác để “biến nó thành của mình”.
Độc giả tương tác thông qua các phản hồi
Nội dung không phải cách duy nhất để người đọc tương tác với bản tin. Nó có thể thu hút sự quan tâm của người đọc thông qua các cách khác. Ví dụ, chạy một cuộc thi về đặt tên cho các bản tin. Các phản hồi của độc giả có thể thu thập bằng hình thức liên kết web, hoặc phản hồi dựa vào nút like/dislike (thông qua 2 liên kết ở dưới) là cách tốt để biết được mọi người đánh giá bài gửi mới nhất của bạn như thế nào.
Kết luận
Để viết một bản tin email nội bộ hiệu quả, nó cần phải có nội dung thích hợp, đúng với mục tiêu của bạn, cùng với một định dạng nhất quán, một giọng điệu hấp dẫn. Bản tin email nội bộ khác với các email marketing. Hãy chứng minh và trả lời câu hỏi “tại sao” bạn muốn gửi những bản tin hấp dẫn.
Viết các bản tin không phải báo chí chính thống hay văn bản sáng tạo, nhưng khi bạn muốn cố gắng tương tác với với toàn bộ công ty, thì đây là việc mà bạn phải làm hàng tuần.