“It will not only help you get more organized but will also help you become a better person.”
-Cal Newport, author of Deep Work
Các nghiên cứu đã chỉ ra lợi ích của việc viết tay. Tuy nhiên, nhược điểm là tiêu tốn thời gian và các thông tin không được tổ chức. Vậy làm thế nào tối ưu hóa việc ghi chú bằng tay, vừa nhanh vừa hiệu quả? Rapid Logging chính là giải pháp!
Rapid Logging là ngôn ngữ viết của Bullet Journal. Đây là cách hữu hiệu để nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng dưới dạng danh sách các gạch đầu dòng. Hãy bắt đầu với ví dụ cơ bản.
Ở đây, Rapid Logging giúp ta có cái nhìn tổng quan về các hoạt động và sự kiện, giúp giảm 40% nội dung ghi chép
Nếu Rapid Logging là ngôn ngữ viết của BuJo thì Bullets là cú pháp. Bullets là những câu có cấu trúc ngắn gọn được ghép nối với các biểu tượng (symbols) để phân loại các mục ghi chép của bạn thành: Nhiệm vụ, Sự kiện hoặc Ghi chú:
* Nhiệm vụ: những thứ bạn phải hoàn thành – Ghi chú: Những điều bạn muốn ghi nhớ o Sự kiện: Những khoảnh khắc đáng chú ý trong 1 thời gian cụ thể
Task (Nhiệm vụ) được thể hiện bằng một dấu chấm đơn giản “*”. Tác giả sử dụng dấu chấm thay vì hộp kiểm vì nó nhanh, gọn và có thể dễ dàng chuyển đổi để phản ánh trạng thái hoàn thành của nhiệm vụ. Nhiệm vụ có thể có 5 trạng thái:
Lý thuyết trên có thể hơi phức tạp và khó hiểu. Thay vì cố gắng để hiểu ngay lúc này, hãy cứ viết ra. Sau thời gian, bạn có thể học hỏi và hoàn thiện từ kinh nghiệm của chính mình.
Notes (Ghi chú) được thể hiện bởi 1 dấu gạch ngang ” – “. Ghi chú bao gồm: các sự việc, ý tưởng, suy nghĩ và quan sát. Chúng được sử dụng để nắm bắt thông tin hoặc dữ liệu mà bạn muốn ghi nhớ. Notes hữu dụng cho các cuộc họp, bài giảng hoặc ghi chú trong lớp học.
Cách phối hợp các Bullet
Tasks, Events và Notes sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và ghi chép lại suy nghĩ, nhiệm vụ của bản thân trong ngày. Bạn không cần viết chúng theo thứ tự. Quan trọng là bạn đã ghi những suy nghĩ của mình trên giấy thay vì chỉ giữ chúng trong bộ nhớ.
Nesting nghĩa là lồng ghép. Để dễ hình dung, theo dõi hình ảnh ví dụ. Ở đây, ta thấy mục Notes thuộc mục Events, nhằm mục đích làm rõ nghĩa cho Sự kiện cụ thể.
Nằm trong nhiệm vụ lớn, ta có các nhiệm vụ con giúp làm rõ các bước cần để hoàn thành nhiệm vụ chính.
Bạn có thể tô màu, thụt đầu dòng để phân biệt đâu là mục cha, đâu là mục con.
Signifiers (Ký hiệu) là biểu tượng được đặt bên cạnh Bullets nhằm bổ sung ý nghĩa cho các dòng. Ký hiệu giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các mục cần chú ý khi lật giở giữa các trang.
* = Sự ưu tiên: Được sử dụng để đánh dấu những điều quan trọng nhất trong danh sách của bạn. Không nên sử dụng “*” quá nhiều. Nếu bạn thấy tất cả mọi việc đều quan trọng thì tức là không có gì quan trọng cả.
! = Cảm hứng: Những ý tưởng tuyệt vời, câu thần chú cá nhân – những thứ mà bạn muốn tìm lại sau này.
Sau khi hoàn thành ghi chép, hãy nhớ đánh số thứ tự cho trang. Số thứ từ này sẽ giúp xác định vị trí của nội dung.
Ví dụ phía dưới là Daily log (Nhật ký ngày) – Ghi chép sự kiện, nhiệm vụ và ghi chú của một ngày. Đây là một trong 4 Bộ sưu tập (Collections) cốt lõi của Bullet Journal
Collection này được sử dụng để ghi lại những mục sẽ xẩy ra trong tương lai. Ví dụ dưới là mẫu template đơn giản trong 6 tháng. Tuy nhiên có rất nhiều mẫu sáng tạo khác bạn có thể thiết lập cho Future Log
Bạn sẽ ghi những dự định trong tương lai của mình vào đây. Future Log như một chiệc máy thời gian của bạn, giúp bạn kiểm soát những việc cần làm trong thời gian sắp tới. Từ đó giảm tải tối đa sự ghi nhớ của não bộ, giúp bạn tập trung hơn vào những nhiệm vụ ở thời điểm hiện tại.
Tip: Mỗi tháng, review lại Future Log để xem có bất cứ nhiệm vụ nào cần chuyển đến Monthly log của tháng mới hay không.
Monthly Log được thiết kế gồm 2 trang cạnh nhau: trang Lịch (Calendar Page) và trang nhiệm vụ (Task Page)
Calendar Page Lịch được thiết kế đơn giản nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan của một tháng. Bạn có thể sử dụng nó để lên lịch Sự kiện và Nhiệm vụ, ghi lại những sự kiện sau khi nó diễn ra. Các mục nên được viết ngắn nhất có thể, chỉ nên ghi những nhiệm vụ/ sự kiện nổi bật nhất tháng, được cố định sẵn thời gian.
Task Page Trang này được thiết kế giúp bạn liệt kê ra những sự kiện/ nhiệm vụ cần hoàn thành trong tháng tiếp theo. Đâu là nhiệm vụ quan trọng của tháng? Những nhiệm vụ còn tồn đọng của tháng trước? Vấn đề cần giải quyết ở hiện tại? Hãy ghi hết ra thay vì chỉ để chúng trong bộ nhớ.
Tip: Để khoảng trống đủ rộng ở lề bên trái để thêm Ký hiệu đánh dấu những mục quan trọng (*)
Daily Log được thiết kế để sử dụng hằng ngày. Ở đầu trang, bạn ghi thứ và ngày của hôm đó. Trong suốt ngày, bạn ghi chú nhanh Nhiệm vụ, Sự kiện và những Lưu ý khi chúng xẩy ra.
Nếu cuối ngày bạn không ghi hết trang, có thể ghi ngày kế tiếp vào phần trống của trang giấy để tiết kiệm không gian.
Tip: Không nên Setup Daily Log trước. Hãy tạo nó khi nào bạn cần hoặc đêm ngày hôm trước. Bới vì bạn không thể nào biết bao nhiêu không gian là đủ cho một ngày.
BuJo được thiết kế để trở thành bất cứ thứ gì bạn cần: công cụ kiểm tra sức khỏe, lịch tập thể dục thể thao, nhật ký, sketchbooks,.. Bạn được khuyến khích sáng tạo ra những Collections phục vụ nhu cầu của riêng mình
Tìm hiểu những gì bạn cần ở cuốn Bullet Journal là một phần quan trọng của quy trình. Quy trình này bắt đầu bằng việc thường xuyên kiểm tra cách bạn dành thời gian và sức lực của mình. Thói quen được hình thành thông qua Migration (Di cư)
“Không có gì vô dụng như việc làm hiệu quả cái việc không cần làm”
Mỗi người chúng ta đều có cuộc sống bận rộn. Tuy nhiên, bận rộn không có nghĩa là năng suất. Năng suất là việc sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan bằng cách tập trung vào những điều quan trọng trong cuộc sống. Migration hàng tháng là công cụ giúp chúng ta thực hiện hiệu quả điều này. Hãy xem cách mà nó hoạt động.
Vào cuối mỗi tháng, bạn hãy thiết lập Monthly Log mới. Khi đã xong, review lại các nhiệm vụ của tháng cũ. Sẽ có những đầu mục bạn chưa thể hoàn thành. Không sao cả? Quan trọng là trong những nhiệm vụ đó, bạn cần chọn ra những nhiệm vụ thực sự quan trọng, xứng đáng với thời gian và năng lượng có giới hạn của bạn. Loại bỏ những nhiệm vụ không thực sự quan trọng và di chuyển những cái còn lại.
Cuối cùng, kiểm tra lại Future Log xem có bất cứ Nhiệm vụ hoặc Sự kiện nào được liệt kê ở đó đã trở thành hiện tại hay không? Nếu có, di chuyển các mục từ Future Log vào Monthly Log của tháng mới.
Có vẻ bạn phải viết đi viết lại các nhiệm vụ rất nhiều lần. Tuy nhiên, điều này không phải là vô tình. Quá trình ghi chép và di chuyển giúp bạn có khoảng thời gian tạm dừng và xem xét từng mục một để xem đâu là nhiệm vụ quan trọng và xứng đáng để bạn dành thời gian, năng lượng để hoàn thành.
Mục đích của Migration là tìm ra những thứ đáng nỗ lực và loại bỏ những hành động gây nhiễu, không mang lại quá nhiều giá trị.
Dịch từ: chúng tôi