Nhiều tab views của PowerPoint sẽ giúp bạn chuẩn bị những bài thuyết trình lớn. Hãy tưởng tượng những tab views này như là một luồng công việc. Bạn sẽ chuyển sang tab views đã thiết lập sẵn trong bài thuyết trình của bạn, với mỗi lần hiển thị cho bạn một cái nhìn mới về bài thuyết trình của bạn.
Marketofy PowerPoint template, hiển thị trong PowerPoint Slide Sorter.
Làm chủ tab Views trên PowerPoint
Normal View – Mặc định trên vùng làm việc PowerPoint, bao gồm các hình thu nhỏ cho mỗi slide và một slide lớn hơn hiển thị ở giữa.
Outline View – Hiển thị thuyết trình của bạn với kiểu dàn bài rất tốt để xem nội dung.
Slide Sorter View – Hoàn hảo cho hiển thị thứ tự các slide, và tái xác định trình tự chúng.
Reading View – một bản xem trước trong cửa sổ về cách bài thuyết trình của bạn sẽ xuất hiện, bao gồm cả quá trình chuyển tiếp và hiệu ứng động.
Các làm việc với PowerPoint Views (Video hướng dẫn nhanh)
PowerPoint là công cụ tuyệt vời cho việc tạo các bài thuyết trình. Views cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa, sắp xếp lại các slide, chỉnh sửa ghi chú, và làm việc hiệu quả trong PowerPoint. Tìm hiểu cách sử dụng tab Views trên PowerPoint trong video ngắn này:
Trong phần còn lại của hướng dẫn này, tôi khái quát chi tiết hơn về điểm chính trong views trên PowerPoint để làm chủ tập tin thuyết trình của bạn và cách tiếp cận nhiều nhất về chúng. Tôi cũng chỉnh sửa thêm trên views để bạn có thể sử dụng trong PowerPoint tốt.
1. Cách thay đổi tab Views trên PowerPoint
Để thay đổi chế độ hiển thị, tìm nút View trên ribbon của PowerPoint và bấm vào nó. Sau đó, tìm phần trên bên trái nhãn Presentation Views. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn thông qua từng chế độ hiển thị và cách bạn có thể sử dụng chúng.
Nhấp vào tab Views trên ribbon của PowerPoint để tìm tùy chọn thay đổi hiển thị bài thuyết trình.
Nút thiếu duy nhất từ trình đơn này là Slide Show, được sử dụng để màn hình PowerPoint hiển thị toàn màn hình. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng slide show ở góc dưới bên phải, hoặc bấm phím F5 trên bàn phím của bạn để bắt đầu một bài thuyết trình.
Vào hiển thị slide show với biểu tượng góc phải bên dưới của PowerPoint.
Lựa chọn Master Views (Slide Master, Handout Master, và Notes Master) được sử dụng để thay đổi các thành phần cơ bản của mẫu PowerPoint của bạn-không phải của bài thuyết trình. Trong hướng dẫn này sẽ tập trung vào Presentation Views.
Bây giờ, bạn đã biết cách chuyển đổi hiển thị, chúng ta hãy tìm hiểu thêm về các chế độ hiển thị khác nhau của PowerPoint và lý do tại sao bạn nên làm việc thông qua chúng trong khi xây dựng một bài thuyết trình.
2. Cách sử dụng chế độ Normal View trên PowerPoint
Mặc định, Normal view là giao diện làm việc trong Microsoft PowerPoint. Đây là mục đích chung, áp dụng cho tất cả hiển thị mà bạn có thể quen để làm việc.
Tính năng Normal view hiển thị slide của bạn như hình thu nhỏ bên trái, và không gian làm việc rộng lớn cho một slide riêng ở giữa của ứng dụng.
Mẹo nhanh nhất bằng cách sử dụng chế độ Normal View trên PowerPoint: Đặt con trỏ chuột trên dòng phân chia giữa thanh bên và phạm vi của slide. Con trỏ chuột sẽ chuyển sang một đôi mũi tên, và bạn có thể thay đổi kích thước thanh bên để thay đổi kích thước hình thu nhỏ.
Đặt con trỏ chuột đường phân chia cho thanh bên và kéo bảng điều khiển phóng to hoặc giảm kích cỡ của thumbnails trong thanh bên.
Tôi sử dụng normal view như một điểm khởi đầu cho bài thuyết trình của tôi. Đó là một cái nhìn tổng quát để tạo cho bài thuyết trình của bạn. Phạm vi được sử dụng để xây dựng và kiểu trình bày của bạn và có thể dễ dàng di chuyển đến một slide khác nhau từ thanh bên.
Sau khi tôi đã dành thời gian với nội dung, có thể nó là thời gian để suy nghĩ lại trình tự các chất liệu. Đó là Slide Sorter view được sử dụng tới.
3. Sử dụng Outline View trên PowerPoint
Outline View trong PowerPoint hiển thị bài thuyết trình của bạn theo cách truyền thống, dễ đọc. Đây là cách hiển thị những điểm chính ở thanh bên.
Tính năng Outline đề cập đến những điểm chính, được lấy trực tiếp từ slide của bạn, hiển thị trong thanh bên.
Khi bạn chuyển sang Outline View, thanh bên thay đổi sự tập trung vào nội dung slide của bạn. Thanh bên không hiển thị tất cả văn bản từ các slide, chỉ có những điểm chính từ bài trình diễn của bạn. Thậm chí, bạn có thể nhấp double vào thanh bên trên outline để cập nhật trình chiếu.
Tôi thích sử dụng Outline View để xem những điểm chính mà bài thuyết trình của tôi nên thực hiện. Khi tôi làm việc trong chế độ Outline View, tôi tự hỏi bản thân mình một vài câu hỏi quạn trọng, như:
Ý chính của tôi rõ không?
Tôi có tập trung vào chúng và không cụ thể?
Outline View là hoàn hảo cho mục đích này, khi nó chỉ hiển thị những điểm chính ở thanh bên.
4. Slide Sorter View trong PowerPoint
Bạn đã đinh ninh hiển thị nội dung trong chế độ normal view, và bây giờ nó là thời gian để nghĩ áp dụng một chế độ khác bạn sẽ trình bày slide của bạn.
Slide sorter view sắp xếp tất cả các slide của bạn một cách dễ dàng để hiển thị định dạng, và bạn có thể kéo, thả hình thu nhỏ để sắp xếp lại trình tự của chúng.
Khi bạn chuyển sang chế độ hiển thị slide sorter view, tất cả các slide của bạn vẫn sẽ được hiển thị như là các thumbnails trên phạm vi trình chiếu. Thậm chí, bạn có thể thay đổi kích thước của các slide bằng cách kéo thanh trượt phóng to và hiển thị các slide rộng ra đủ để đọc nội dung của chúng.
Kéo thanh trượt trong PowerPoint để thay đổi kích thước slide.
Điều tuyệt vời là bạn có thể kéo và thả các hình thu nhỏ để sắp xếp lại trình chiếu của bạn. Tôi thường ngạc nhiên bởi nhiều bài thuyết trình của tôi được sắp xếp lại một cách đơn giản.
Có một nguyên tắc trình bày được gọi là BLUF hay “bottom line up front.” Về cơ bản, bắt đầu với những điểm quan trọng nhất trong toàn bộ trình chiếu của bạn. Khán giả của bạn có thể không kiên nhẫn hoặc mở rộng sự chú ý tới nhiều slide để rút ra một kết luận
Khi bạn chuyển sang chế độ slide sorter view, đó là thời gian tuyệt vời để áp dụng các nguyên tắc BLUF. Hãy chắc chắn rằng, dòng dưới cùng (hầu hết những sự kiện quan trọng nhất) được bắt đầu của bài thuyết trình. Nếu bạn đặt tâm huyết sâu vào bài thuyết trình và các slide, kéo và thả các trang thuyết trình quan trọng gần ở phía trước.
5. Notes Page View trên PowerPoint
Speaker notes là một trong những công cụ PowerPoint yêu thích của tôi. Thay vì viết ghi chú của bạn vào thẻ ghi chú, bạn có thể thêm chúng vào từng slide. Bạn có thể thêm Speaker notes từ Normal View hoặc dễ hơn trong Notes Page View.
Hơn nữa, những ghi chú này sẽ không được hiển thị tới đối tượng khi trình bày. Bạn có thể in trang ghi chú, hoặc chúng sẽ được hiển thị trong chế độ Presentation View (hoặc chế độ khác vào một thời điểm.)
Khi bạn đang làm việc trong chế độ Notes Page view trên PowerPoint, bạn sẽ thấy các ghi chú bạn đã thêm vào một slide bên dưới nó. Bạn cũng có thể nhấp đúp chuột vào hộp và thêm ghi chú trên đó. Hiển thị xem trước này, bạn sẽ thấy các trang ghi chú của bạn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về sức mạnh của ghi chú, hãy xem hướng dẫn này trong 60 giây về cách sử dụng nâng cao.
6. Khi sử dụng Reading View
Bạn đã ấn định trình tự, nội dung và ghi chú cho trình diễn của bạn. Bây giờ là thời gian để xem xét những gì mà khán giả của bạn sẽ thấy với chế độ Reading View trên PowerPoint.
Chế độ Reading View hiển thị xem trước toàn bộ trình diễn của bạn bao gồm hiệu ứng chuyển tiếp và hiệu ứng động.
Một khi bạn vào Reading View, bài thuyết trình của bạn trên PowerPoint sẽ bao trùm toàn bộ cửa sổ. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để chuyển slide. Khi bạn phát triển bài thuyết trình, PowerPoint sẽ trình diễn bất kỳ hiệu ứng chuyển đổi hoặc hiệu ứng động nào mà bạn đã thêm vào slide của bạn.
Một cách sử dụng tuyệt vời khác cho Reading View: Nếu bạn gửi bài thuyết trình của bạn cho một đối tượng để xem trên thiết bị của họ, hãy yêu cầu họ xem nó trong chế độ Reading View. Điều này đảm bảo rằng người dùng sẽ thấy trình diễn của bạn theo cách mà bạn mong đợi, các hiệu ứng động và chuyển tiếp sẽ được đầy đủ.
Reading View nên ở bước cuối cùng của bạn khi chuẩn bị cho trình chiếu của bạn trong PowerPoint. Tôi luôn luôn lướt qua mỗi slide chuẩn bị sẵn sàng để đảm bảo rằng nó xuất hiện chính xác theo cách tôi mong đợi.
Để ngừng chế độ Reading View, bấm phím escape trên bàn phím. Có hơn một chế độ hiển thị để kiểm tra.
7. Chế độ Presentation View trong PowerPoint
Presentation View là những gì bạn sẽ sử dụng khi chia sẻ slide PowerPoint bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho một đối tượng. Trong thực tế, Presentation View rất giống với chế độ Reading View. Hãy sử dụng Presentation View khi bạn sẵn sàng chia sẻ.
Presenter View trong PowerPoint.
Một tùy chọn đáng để kiểm tra là “Use Presenter View”, bạn có thể sử dụng từ tab Slide Show. Presenter view tuyệt vời cho các tùy chọn hiển thị kép, chẳng hạn khi bạn đang sử dụng một màn hình ngoài. Màn hình của bạn sẽ hiển thị một bản xem trước các slide, cũng như ghi chú và slide tiếp theo.
Presenter View cung cấp cho bạn một lợi thế khác trên màn hình của bạn hơn khán giản của bạn nhìn thấy.
Tóm lại
Trong bài viết này, bạn hãy nghĩ đến những cách hiển thị khác nhau trong bài thuyết trình của bạn trên PowerPoint. Bạn có thể thực hiện trình diễn PowerPoint của bạn trong chế độ Normal View, sắp xếp lại trình tự các slide trong Slide Sorter, xem lại nội dung trong Outline View và sau đó xem trước nó trong chế độ Reading View.