Có quá nhiều công cụ để tạo biểu mẫu trực tuyến nên đôi khi bạn không biết công cụ nào sẽ phù hợp với nhu cầu của mình. Thực ra, công cụ mạnh mẽ nhất mà lại miễn phí đã trong tầm tay của bạn. Đó là một tính năng của Google Drive. Drive là một phần không thể thiếu của bất cứ ai sử dụng tài khoản Google, và nó được biết đến nhiều nhất với tính năng dịch vụ lưu trữ đám mây và tích hợp bộ Microsoft Office (Word, Excel…). Ngoài ra, Drive còn có một tính năng ít được biết đến là Forms, một công cụ giúp làm khảo sát rất lý tưởng cho việc thu thập địa chỉ email, làm các cuộc thăm dò nhanh trên trang web của bạn, hoặc làm một cuộc khảo sát chuyên sâu về dịch vụ khách hàng.
Bắt đầu
Trong trình duyệt web, bạn hãy nhập địa chỉ chúng tôi và đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Ở góc trên bên trái của màn hình, nhấp chuột vào Tạo Mới (New) và chọn Mẫu (Google Forms).
Đầu tiên là Cài đặt Biểu mẫu (Form Settings). Nếu mẫu của bạn dài từ hai trang trở lên, hãy tick vào ô Hiển thị thanh tiến trình ở cuối trang biểu mẫu ( Show progress bar at the bottom of form pages) để giúp người trả lời khảo sát nắm được tiến độ hoàn thành phiếu khảo sát.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để tạo câu hỏi đầu tiên. Nhấp chuột vào ô Tiêu đề Câu hỏi (Question Title) để tạo câu hỏi, và điền vào Văn bản Trợ giúp (Help Text) nếu cần giải thích cho câu hỏi.
Chọn loại câu hỏi bằng cách nhấp vào hộp thả xuống. Câu hỏi Nhiều lựa chọn được thiết lập mặc định, nhưng có chín loại câu hỏi khác nhau bạn có thể tạo ra. Chúng ta sẽ xem xét sáu loại trong số này.
Các loại câu hỏi
Văn bản (Text)
Loại câu hỏi này yêu cầu người trả lời nhập một câu trả lời rất ngắn, ví dụ như tên hoặc địa chỉ email của họ. Để đảm bảo họ nhập vào một địa chỉ email hợp lệ, hãy nhấp chuột chọn Cài đặt nâng cao (Advanced Settings). Đánh dấu vào Xác thực Dữ liệu (Data validation) và chọn Văn bản (Text) trong ô đầu tiên và Địa chỉ email (Email address) trong ô thứ hai. Trong ô Văn bản lỗi tùy chọn (Custom error text) hãy gõ “Vui lòng nhập địa chỉ email của bạn”.
Loại câu hỏi này yêu cầu một câu trả lời dài hơn, chẳng hạn như ý kiến, phản hồi chung. Trong Loại câu hỏi (Question Type) bạn chỉ cần chọn Paragraph Text là được.
Câu hỏi nhiều lựa chọn (Multiple Choice)
Dạng câu hỏi này đưa ra nhiều câu trả lời, và người dùng có thể lựa chọn chỉ một câu trả lời. Tạo câu trả lời đầu tiên trong hộp ghi Tùy chọn 1 (Option 1), sau đó nhấp vào hộp tiếp theo để tạo câu trả lời thứ hai và cứ như vậy. Bạn cũng có thể nhấp vào Thêm “Khác” (Other) để thêm một khung văn bản nhỏ ở cuối danh sách. Người dùng có thể trả lời theo ý của họ ở đây.
Đây là một kiểu câu hỏi nhiều lựa chọn nhưng người dùng có thể chọn nhiều hơn một câu trả lời. Tương tự như với câu hỏi nhiều lựa chọn, hãy nhập danh sách các câu trả lời và sử dụng Thêm “Khác” nếu cần. Bạn có thể giới hạn tối thiểu, tối đa hoặc chính xác số câu trả lời mà người sử dụng phải đánh dấu bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu (Data Validation) trong Cài đặt nâng cao (Advanced Settings).
Đây là một dạng câu hỏi nhiều lựa chọn trình bày dưới dạng một danh sách kéo thả. Người sử dụng chỉ có thể chọn một câu trả lời từ danh sách này, và không thể thêm lựa chọn của họ. Câu hỏi này phù hợp với các giá trị tuyệt đối, chẳng hạn như câu hỏi về giới tính, chứ không phải câu hỏi nêu ý kiến.
Câu hỏi Thang đo yêu cầu người trả lời xếp hạng theo thang tỷ lệ mặc định, từ 1 đến 5. Bạn nên mô tả cho điểm thấp nhất và cao nhất theo thang tỷ lệ để hướng dẫn người trả lời. Một ví dụ cho dạng câu hỏi này có thể là “Mức độ hài lòng của bạn đối với dịch vụ nhận được?” Nhãn (label) cho điểm 1 sẽ là “Rất không hài lòng” và 5 sẽ là “Rất hài lòng”.
Câu hỏi Thang tỷ lệ phù hợp với nhiều ý hỏi, nhưng bạn chỉ có thể tạo từng câu một. Tạo nhiều câu hỏi một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào nút Nhân bản (Duplicate), sau đó viết lại Tiêu đề Câu hỏi (Question Title) trong bản sao.
Khi tạo xong mỗi câu hỏi, nhấp vào Đã xong (Done) để thêm nó vào phiếu khảo sát. Sau đó nhấp chọn Thêm mục (Add item) để tạo một câu hỏi khác, rồi chọn loại câu hỏi từ danh sách.
Ngắt trang cũng rất hữu ích khi tạo phiếu khảo sát gồm nhiều trang liên kết với nhau – tức là nó sẽ hiển thị câu hỏi khác nhau dựa trên câu trả lời của người dùng.
Trang 3 có là “Câu hỏi về điện thoại” với nhiều lựa chọn. Trong phần này bạn có thể đặt câu hỏi “Bạn dùng điện thoại gì?”; “Tiện ích bạn hay dùng trên điện thoại của mình nhất?”.
Trang 4 có các câu hỏi về máy tính bảng.
Trang 5 có các câu hỏi về thông tin cá nhân của bạn.
Trong ví dụ này, nếu ai đó trả lời Có cho câu hỏi trong trang 1, họ sẽ được đưa đến những câu hỏi về smartphone ở trang 2, rồi sau đó đến trang 4.
Nếu họ trả lời Không ở trang 1, các câu hỏi về điện thoại thông minh sẽ được bỏ qua và đi thẳng đến câu hỏi về điện thoại họ đang sử dụng ở trang 3, rồi câu hỏi về máy tính bảng ở trang 4.
Kết thúc
Sắp xếp lại các câu hỏi, các phần và trang bằng cách di chuột và kéo di chúng vào vị trí mong muốn. Nhấp chọn Xem biểu mẫu trực tiếp (View live form) trên thanh công cụ ở phía trên cùng của màn hình để kiểm tra xem phiếu khảo sát của mình trông như thế nào bất cứ lúc nào.
Lấy kết quả
Bạn có thể kiểm tra kết quả bất cứ lúc nào. Mở Biểu mẫu trong tài khoản Drive của bạn. Trong thanh menu ở phía trên, bạn sẽ thấy một con số bên cạnh Câu trả lời (Responses). Đây là số lượng người đã điền vào phiếu khảo sát của bạn.
Ngoài ra, nhấp chọn Xem câu trả lời (View responses) để xem tất cả các dữ liệu thô đã được lưu trong một bảng tính. Tốt nhất là không nên chỉnh sửa bảng tính này trực tiếp, nhưng bạn có thể sao chép và dán số liệu vào một bảng tính khác hoặc tài liệu khác để phân tích thêm.
Khi đã thu thập được đủ câu trả lời, bạn có thể đóng phiếu khảo sát. Nhấp vào Chấp nhận câu trả lời (Accepting Responses) và nó sẽ chuyển thành Không còn chấp nhận câu trả lời (Not accepting responses). Bạn có thể thêm một tin nhắn ngắn chỉ ra rằng cuộc khảo sát hiện đã đóng, và tất nhiên, bạn có thể mở lại biểu mẫu bất cứ lúc nào.
Kết luận
Chức năng Biểu mẫu trong Google Drive là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, có khả năng tạo ra các phiếu khảo sát phức tạp nhất. Nó cũng trực quan rằng nếu bạn muốn làm một cuộc thăm dò nhanh hoặc một cuộc thi chỉ trong năm phút. Điều khiến nó vượt trội hơn các công cụ tạo khảo sát khác là cách nó hoàn toàn tích hợp với Google Docs và các dịch vụ khác của Google. Điều này có nghĩa là bạn có thể cộng tác với những công cụ khác để tạo phiếu khảo sát, hoặc chia sẻ phiếu khảo sát đã được tạo với những người nhất định, và sau đó sử dụng các chức năng của một bảng tính để phân tích số liệu.