Khi bạn sử dụng và xây thêm workbook trong Excel, bạn sẽ cần liên kết chúng lại với nhau. Có thể bạn muốn viết những công thức sử dụng dữ liệu giữa các sheet khác nhau trong một workbook. Thậm chí, bạn cũng có thể viết những công thức sử dụng dữ liệu từ nhiều workbook khác nhau.
Nếu bạn muốn giữ tập tin của mình sạch và gọn, tôi đã tìm ra được cách tốt nhất đó là tách những sheet dữ liệu lớn từ những công thức để tóm gọn chúng. Tôi thường sử dụng một workbook đơn hoặc sheet đơn lẻ để làm gọn nhiều thứ.
Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học được cách liên kết dữ liệu trong Excel. Đầu tiên, chúng ta sẽ học cách liên kết những dữ liệu ở những sheet khác nhau trong cùng một workbook lại với nhau. Sau đó, chúng ta sẽ tiếp tục học cách liên kết nhiều workbook Excel lại với nhau để nhập vào và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các tập tin.
Làm thế nào để liên kết dữ liệu nhanh chóng trong Workbook Excel (Xem và Học)
Tôi sẽ hướng dẫn bạn qua hai ví dụ để liên kết những bảng tính của bạn lại với nhau. Bạn sẽ thấy cách lấy dữ liệu từ một workbook khác trong Excel và giữ hai workbook này kết nối với nhau. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu một ví dụ căn bản về viết những công thức giữa các sheet trong cùng một workbook.
Cơ bản: Cách kết nối các sheet trong Excel.
Bây giờ thì chúng ta sẽ bắt đầu học cách viết những công thức sử dụng dữ liệu từ một sheet khác. Chắc bạn đã biết workbook Excel có thể có rất nhiều worksheet. Mỗi worksheet là một tab riêng biệt và bạn có thể chuyển đổi những tab này qua lại bằng cách nhấp chuột vào những tab này ở bến dưới của Excel.
Một workbook phức tạp có thể sử dụng rất nhiều sheet. Lúc đó, chắc chắn bạn sẽ cần viết các công thức để làm việc với dữ liệu trong những tab khác nhau.
Có thể bạn dùng một sheet đơn trong workbook của mình cho tất cả các công thức để tóm tắt dữ liệu của bạn và chia các sheet ra để giữ lại dữ liệu gốc.
Bảng tính của tôi có tất cả 3 tab. Tôi sẽ viết một công thức để làm việc với dữ liệu trong mỗi sheet.
Bây giờ thì chúng ta sẽ học cách viết một công thức chứa nhiều sheet để làm việc với dữ liệu từ nhiều sheet trong cùng một workbook.
1. Bắt đầu một công thức mới trong Excel.
Hầu hết các công thức trong Excel đều bắt đầu với dấu bằng (=). Nhấp đôi chuột hoặc bắt đầu gõ vào một ô và bắt đầu viết công thức mà bạn muốn kết nối lại. Trong ví dụ của tôi, tôi sẽ viết một công thức tính tổng để bổ sung vào một vài ô
Tôi sẽ mở đầu công thức bằng dấu =, sau đó nhấp chuột vào ô đầu tiên trong sheet hiện tại để tạo ra phần đầu tiên của công thức đó. Sau đó, tôi gõ vào dấu + để thêm vào một ô thứ hai cho công thức này.
2. Chuyển đổi sheet trong Excel
Trong khi công thức vẫn đang mở, nhấp chuột vào một tab sheet khác nằm bên dưới trong Excel. Một điều rất quan trọng đó là bạn không đóng công thức lại trước khi bạn nhấp chuột vào ô tiếp theo để thêm vào như một thành phần của công thức.
Nhảy vào sheet khác trong Excel.
Chú ý trong hình chụp bên dưới, để tham chiếu một ô trong một sheet khác, Excel đã thêm vào “Sheet2!B3”, chỉ đơn giản tham chiếu ô B3 trong một sheet khác có tên Sheet2. Bạn cũng có thể tự viết chúng ra, tuy nhiên, nhấp chuột vào các ô khiến Excel viết chúng ra cho bạn một cách tự động.
Excel tự động viết thành phần của công thức đó cho bạn để tham chiếu một ô trong một sheet khác.
3. Hoàn thanh công thức Excel.
Bây giờ, bạn có thể nhấn enter để đóng lại và hoàn thành công thức có nhiều sheet của mình. Khi bạn làm như vậy, Excel sẽ trở về nơi bạn bắt đầu công thức đó và cho bạn thấy kết quả.
Bạn cũng có thể tiếp tục viết công thức đó, bao gồm những ô từ nhiều sheet hơn nữa và những ô trong cùng một sheet. Tiếp tục kết hợp những tham chiếu này trong suốt bản workbook cho tất cả các dữ liệu bạn cần.
Nâng cao: Cách liên kết nhiều workbook Excel.
Trong phần này, bạn có thể sử dụng hai workbook mà bạn có thể tải miễn phí như một phần của bài hướng dẫn này. Mở cả hai workbook này trong Excel và làm theo hướng dẫn bên dưới.
1. Mở cả hai workbook.
Chúng ta bắt đầu viết một công thức tích hợp dữ liệu từ hai workbook khác nhau nào.
Cách dễ nhất để dùng tính năng này đó là mở hai workbook Excel cùng lúc và đặt chúng cạnh nhau. Tôi sử dụng tính năng Window Snap để chia chúng thành mỗi cửa sổ workbook là nửa màn hình. Bạn cần thấy hai workbook này để viết công thức qua lại giữa chúng.
Trong hình chụp màn hình bên dưới, tôi đã mở hai workbook mà tôi sẽ viết công thức nằm cạnh nhau. Trong ví dụ của mình, tôi đang hoạt động một doanh nghiệp, mua một số loại sản phẩm khác nhau và bán chúng tại các nước khác nhau. Do đó, tôi sử dụng những workbook riêng biệt để theo dõi những dữ liệu mua/bán và chi phí.
Trong ví dụ này, tôi sử dụng những workbook riêng biệt để theo dõi những dữ liệu mua/bán và chi phí.
2. Bắt đầu viết công thức của bạn trong Excel.
Giá của những thứ tôi mua có thể thay đổi, và nó cũng tỷ lệ với khoản tiền nhận thanh toán. Tôi cần phải thực hiện một danh sách tham chiếu tỉ giá và nhân chúng với việc mua hàng của tôi. Đây là thời gian hoàn hảo để liên kết hai workbook này lại với nhau và viết công thức cho chúng.
Vậy là công thức của chúng ta sẽ là:
3. Chuyển đổi workbook Excel
Bây giờ là lúc chuyển các workbook, và là lý do tại sao ta giữ cả 2 nhóm dữ liệu được nhìn thấy trong khi làm việc giữa các workbook với nhau rất quan trọng.
Sử dụng công thức đang mở của bạn, nhấp vào phần workbook kia. Sau đó, nhấp vào ô trong workbook thứ hai để kết nối hai tập tin Excel.
Excel đã tự động viết phần tham chiếu vào một workbook riêng như là phần của công thức trong ô:
=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2
Khi bạn nhấn Enter, Excel sẽ tính cho bạn giá trị cuối cùng bằng cách nhân số lượng trong workbook đầu tiên nhân cho giá trong workbook thứ hai.
Bây giờ, tiếp tục thực hiện những kỹ năng Excel của bạn bằng cách nhân mỗi số lượng hoặc giá trị với tổng giá trị tham chiếu trong workbook “Prices”
Tóm lại, việc chủ chốt đó là mở hai workbook của bạn bên cạnh nhau, và đơn giản chuyển đổi qua lại giữa các workbook để viết công thức tham chiếu giữa các tập tin.
Không điều gì có thể ngăn bạn liên kết nhiều hơn hai workbook lại với nhau. Bạn có thể mở nhiều workbook để liên kết lại và viết các công thức, kết nối các dữ liệu giữa nhiều sheet để giữ các ô cập nhật.
Cách làm mới dữ liệu của bạn giữa các workbook.
Khi bạn viết những công thức tham chiếu từ những workbook Excel khác, bạn sẽ cần phải biết cách cập nhật những dữ liệu của mình.
Vậy, điều gì sẽ xảy ra khi những dữ liệu thay đổi trong phần workbook mà bạn đang liên kết? Liệu workbook của bạn sẽ tự động cập nhật, hay bạn sẽ cần làm mới tập tin của bạn để đổi sang dữ liệu mới nhất và nhập những dữ liệu này vào?
Câu trả lời đó là “còn tùy thuộc vào”, và đặc biệt là nó phụ thuộc vào nếu cả hai workbook này vẫn mở cùng một lúc.
Ví dụ 1: Cả hai workbook Excel vẫn mở.
Chúng ta sẽ xem phần ví dụ sử dụng cùng một workbook trong bước trước. Cả hai workbook này vẫn mở. Hãy xem chuyện gì sẽ xảy ra khi thay đổi giá dầu từ 45USD một thùng thành 75USD một thùng:
Trong phần hình chụp màn hình bên trên, bạn có thể thấy rằng khi chúng ta cập nhật giá dầu thì workbook còn lại đã tự động cập nhật.
Quan trọng cần biết: Nếu cả hai workbook đều mở tại cùng một thời điểm, việc thay đổi sẽ cập nhật tự động ngay tại thời điểm đó. Khi bạn thay đổi một biến số, workbook còn lại sẽ tự động cập nhật hoặc tính toán lại dựa vào giá trị mới thay đổi đó.
Ví dụ 2: Khi một workbook còn lại đóng.
Điều gì sẽ xảy ra nếu chỉ có một workbook được mở? Ví dụ, mỗi buổi sáng, chúng ta cập nhật giá hàng hóa, tiền tệ và buổi chiều chúng ta xem lại ảnh hưởng của việc thay đổi đó đến giá mua và giá bán.
Thời gian sau đó bạn mở workbook có phần tham chiếu với những sheet khác, bạn có thể sẽ nhận được một thông báo tương tự như bên dưới. Bạn có thể nhấp chuột chọn Update để đưa vào dữ liệu mới nhất từ workbook tham chiếu của mình.
Nhấp vào update trong bảng bật mở thông báo khi bạn mở workbook sẽ cập nhật giá trị mới nhất từ tập tin riêng biệt đó.
Bạn cũng có thể sẽ thấy một thực đơn, bạn có thể nhấp chuột vào Enable Content để tự động cập nhật dữ liệu giữa các tập tin Excel.
Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu thêm về Excel.
Viết công thức giữa sheet và workbook là một kĩ năng cần thiết khi bạn làm việc với Microsoft Excel. Sử dụng nhiều bảng tính bên trong công thức sẽ không còn là khó khăn nếu có đủ kiến thức.
Tham khảo những hướng dẫn bổ sung để tìm hiểu thêm về các kĩ năng Excel và cách làm việc với dữ liệu. Những hướng dẫn này là một cách tốt để tiếp tục tìm hiểu về Excel.