Xu Hướng 5/2024 # Hướng Dẫn Cách Làm Báo Cáo Tổng Hợp Trên Excel Từ A Đến Z # Top 4 Yêu Thích

Một trong những yêu cầu thường gặp trong Excel đó là bạn phải làm báo cáo. Có rất nhiều loại, nhiều kiểu báo cáo khác nhau, trong đó báo cáo tổng hợp là dạng hay sử dụng nhất. Vậy thì báo cáo tổng hợp là dạng báo cáo như thế nào? Chúng ta cần chú ý những gì khi làm báo cáo tổng hợp? Trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách làm báo cáo tổng hợp trên Excel từ A đến Z.

Khái niệm về báo cáo tổng hợp

Báo cáo tổng hợp là việc thống kê, tổng kết từ số liệu chi tiết trong bảng dữ liệu. Do đó kết quả trong báo cáo thường không có sẵn mà phải qua quá trình tính toán mới có được.

Trong thực tế khi nhận được yêu cầu làm báo cáo, bạn sẽ thấy yêu cầu thường chỉ nói tên báo cáo chứ không nói cụ thể đó là loại báo cáo tổng hợp hay chi tiết. Do đó bạn cần căn cứ vào kết quả cần đạt được của báo cáo để biết đó là loại báo cáo gì. Với mỗi loại báo cáo sẽ có cách làm khác nhau.

Để làm được báo cáo tổng hợp, chúng ta cần có các kỹ năng sau:

Xây dựng bố cục báo cáo: gồm các thành phần và các chiều của báo cáo.

Định dạng, trình bày báo cáo cho đẹp.

Sử dụng hàm hoặc sử dụng công cụ PivotTable để tính ra kết quả báo cáo.

Kiểm tra tính chính xác của báo cáo

Tối ưu báo cáo: tự động cập nhật, tăng tốc độ tính toán…

Bố cục của báo cáo tổng hợp

Bố cục thông thường của báo cáo tổng hợp

(1): Tên cơ quan, nơi làm việc có thể kèm theo logo

(2): Tên của báo cáo

(3): Điều kiện của báo cáo

(4) Dòng tiêu đề của báo cáo

(5) Các dòng nội dung

(6): Dòng tổng cộng

(7): Người ký duyệt nội dung báo cáo

Trong đó:

Báo cáo có thể giản lược đi các mục (1), (3), (7), nhưng bắt buộc phải có các mục (2), (4), (5), (6).

(1) chiều Row: nội dung tăng dần theo dòng (khi thêm nội dung sẽ tăng thêm dòng). Mục này tương ứng với phần 5_ các dòng nội dung báo cáo

(2) chiều Column: nội dung tăng dần theo cột (khi thêm nội dung sẽ tăng thêm cột). Mục này tương ứng với phần 4_ dòng tiêu đề của báo cáo

(3) chiều Filter: giới hạn phạm vi tính toán kết quả báo cáo. Mục này tương ứng với phần 3_ vùng điều kiện của báo cáo

Ngoài ra khi nhắc tới bố cục báo cáo, bạn cần nắm rõ thêm 1 khái niệm nữa là chiều của báo cáo. Chiều của báo cáo là xu hướng thay đổi kích thước báo cáo. Để mô tả chiều của báo cáo, chúng ta cùng xem hình bên dưới:

Khi nắm rõ bố cục này thì việc xây dựng báo cáo sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Cái gì, Ở đâu (Đối tượng)

Khi nào, thời gian nào (Thời gian)

Như thế nào (Cách tính)

Như trong ví dụ trên ta thấy: Báo cáo biến động nhân sự trong tháng

Cái gì, ở đâu: Nhân sự. Nhưng không nói rõ nhân sự ở đâu, bộ phận nào

Thời gian nào: Trong tháng

Như thế nào: Biến động được hiểu như thế nào? Là số nhân sự có mặt đầu tháng, tăng thêm trong tháng, giảm trong tháng và có mặt ở cuối tháng.

Bước 3: Xác định đối tượng trong các chiều của báo cáo

Quy trình xây dựng báo cáo tổng hợp trên Excel

Khi làm báo cáo trên Excel, việc khó nhất với mọi người hầu hết là không biết xây dựng bố cục như thế nào. Bởi chúng ta chỉ nhận được yêu cầu là “Hãy làm báo cáo…” hoặc “Báo cáo cho tôi nội dung …” chứ không có sẵn mẫu báo cáo. Công việc của người làm báo cáo phải tự xây dựng cấu trúc báo cáo cho phù hợp để đưa ra kết quả chính xác, dễ xem, dễ hiểu nhất có thể.

Cấu trúc báo cáo biến động nhân sự Cấu trúc báo cáo biến động nhân sự theo cách khác

Hai dạng này đều có cấu trúc tốt và dùng được. Tùy theo mục đích chúng ta muốn thể hiện là theo 1 phòng ban hay theo 1 tháng cụ thể.

Phối màu: Dùng thống nhất 1-2 màu trong báo cáo, hạn chế sử dụng nhiều màu sắc. Chỉ nên thay đổi về độ đậm nhạt của màu đang sử dụng.

Kẻ khung: hạn chế kẻ đường viền cả dòng & cột trong bảng báo cáo, bởi nó gây ra cảm giác dữ liệu bị đóng khung, cứng nhắc và rối mắt hơn.

Tỷ lệ độ rộng của dòng phù hợp với cỡ chữ: Thay đổi tùy theo tính quan trọng của nội dung cần thể hiện. Trong đó nhấn mạnh vào Tên báo cáo, dòng tiêu đề và dòng tổng cộng.

Điều kiện báo cáo không được phép nhập sai, do đó cần có sự kiểm soát việc nhập dữ liệu với Data Validation.

Nếu chiếu theo yêu cầu báo cáo không nói rõ phòng ban nào thì chúng ta nên thể hiện hết các phòng ban. Như vậy khả năng báo cáo theo hình dạng ban đầu sẽ phù hợp hơn.

Tiêu chuẩn định dạng báo cáo tổng hợp

Các điều kiện xác định dựa trên các chiều của báo cáo.

Các cột trong bảng dữ liệu chứa điều kiện cần xét các yếu tố:

Được đặt tên chưa (Define Name)?

Phạm vi vùng Refer to của Name Range có bằng nhau không?

Nội dung đã chính xác chưa?

Đang ở dạng dữ liệu nào, có thống nhất về định dạng không?

Các vùng Range (Sum_Range, Criteria_Range) sẽ tham chiếu tới bảng dữ liệu (có thể gọi theo tên đã đặt)

Các Criteria (Criteria1, Criteria2…) sẽ tham chiếu tới vị trí điều kiện đặt tại báo cáo (trong các chiều của báo cáo)

$B$2 : Cố định toàn bộ cả cột B và dòng 2.

$B2 : chỉ cố định cột B, không cố định dòng 2.

B$2 : chỉ cố định dòng 2, không cố định cột B.

Điều kiện đặt tại chiều 1 (vị trí số 5 – nằm trên cùng 1 cột) sẽ cố định về cột

Điều kiện đặt tại chiều 2 (vị trí số 4, dòng tiêu đề – nằm trên cùng 1 dòng) sẽ cố định về dòng

Điều kiện đặt tại chiều 3 (vị trí số 3 – nằm ngoài phạm vi bảng) sẽ cố định toàn bộ (cả dòng và cột)

Lặp lại từ bước 1 với cột có yêu cầu tính toán khác

Vùng tính tổng khác hoặc vùng chứa điều kiện khác (Range có thay đổi)

Yêu cầu tính toán thay đổi (giữa thống kê với tính tổng)

Trong những nội dung nêu trên có thể rút ra một số nguyên tắc chung:

Bước 1: Tại bảng dữ liệu cần áp dụng bộ lọc Filter

Bước 2: Lọc trong các cột theo điều kiện được dùng để kiểm tra

Bước 3: Trong cột chứa dữ liệu tính tổng (với yêu cầu tính tổng) hoặc 1 cột bất kỳ (với yêu cầu thống kê) chọn toàn bộ dữ liệu trong cột đó để kiểm tra kết quả của mục Count hoặc Sum (phần phía dưới bên phải thanh Sheet Tab)

Bạn hãy tham khảo nhiều mẫu báo cáo khác nhau và học tập cách định dạng theo những báo cáo mà bạn cho là đẹp. Điều đó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong quá trình làm báo cáo trên Excel.

Cách viết công thức tính kết quả báo cáo tổng hợp

Cách kiểm tra kết quả của báo cáo tổng hợp

Báo cáo tổng hợp rất quan trọng và là dạng phổ biến nhất. Bạn cần nắm vững kỹ năng làm báo cáo tổng hợp và thực hành nhiều để thành thạo.

Đừng quên việc kiểm tra lại kết quả báo cáo. Việc này không tốn nhiều thời gian nhưng lại vô cùng quan trọng. Đừng gửi báo cáo cho người khác khi chưa kiểm tra lại ít nhất 1 lần.

Vị trí kết quả dùng để kiểm tra

Kết luận

Sau khi tìm hiểu các nội dung trên, chúng ta có thể rút ra một số bài học như sau:

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table… hay kỹ năng làm báo cáo tổng hợp, kỹ năng làm báo cáo chi tiết… Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ. Hãy nhanh tay đăng ký để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn.