Cách trộn dữ liệu từ excel sang word 2010 mới nhất
Bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm thế nào thay thế cho cách làm thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.
Bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn cách thức trộn nội dung văn bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình bày ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.
Như vậy để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:
1. Bước 1: Chuẩn bị file danh sách nhân sự và file nội dung thông báo
Hình 1: Mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên trong công ty
Hình 2: Mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Bước 3: Chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản
Hình 4: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên
Hình 5: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
Tiếp theo một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.
Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Bước 4: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Trong cửa sổ mới mở ra, Bạn kích chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình bên dưới.
Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.
Sau khi thực hiện xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word
Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần tự như sau:
Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word
6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó Thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
Bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên chúng tôi để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên qua đường mail mà không cần phải in bản cứng và phát cho nhân viên.
@Ps: Cách làm này cũng được áp dụng tương tự trong các phiên bản Microsoft Excel mới hơn 2010!
Mọi thắc mắc, Bạn vui lòng để lại lời bình vào phần “THÊM MỘT LỜI BÌNH” ở cuối bài viết này!
Hãy tham gia ngay group facebook “Excel Kế toán Nhân sự Tiền lương” để trao đổi chuyên môn và mở rộng kết nối!