Hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn
Văn bản hướng dẫn thực hiện: – Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
( Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại điều 20)
– Thông tư 26/2024/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT, quản lý thuế và sửa đổi một số điều về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
( Chi tiết cụ thể hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập sai tại khoản 7, điều 3)
Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là kiểm tra và xác minh lại sai sót. Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng, kế toán không được đơn phương điều chỉnh hóa đơn, mà phải có xác nhận bằng văn bản của cả 2 bên (bên bán và bên mua).
+ Đã giao hóa đơn cho khách hàng hay chưa
I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):
– 1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống. Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:
+ Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn. + Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
– Rút kinh nghiệm: + Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Kẹp tại cuống của quyền hóa đơn (Nên kẹp bằng ghim để tránh mất hóa đơn)
+ Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi CQT yêu cầu.
– Rút kinh nghiệm: + Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống. + Cuối hóa đơn có dòng chữ “(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)”. Cả bên lập và bên nhận hóa đơn hãy thực hiện đầy đủ “lời kêu gọi hay cảnh báo” này.
(Kế Toán Thiên Ưng cũng xin lưu ý các bạn thêm rằng: Theo điểm d, khoản 3, điều 11 của TT 10/2014/TT-BTC – xử phạt vi phạm hóa đơn thì Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua sẽ bị phạt từ 4 đến 8 triệu. Vậy là nếu các bạn đã lập Hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (chưa thanh toán…) nên chưa giao cho khách hàng mà ngày hôm sau trở đi mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì dù chưa giao hóa đơn cho khách hàng chúng ta cũng phải xử lý tương tự như trường hợp đã giao để không bị phạt vì hành vi xuất hóa đơn mà không giao cho khách hàng)
1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:
– Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng. Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi) Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.
– Kê khai – báo cáo thuế: + Khi kê khai thuế GTGT: Bên bán và bên mua dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.(Hóa đơn thu hồi không kê khai) + Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bên bán cho số hóa đơn viết sai và cột “Xóa bỏ”
2, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. L ập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.
Đây là những sai sót về giá trị các bạn có thể ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì: – Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn)
Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)
– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra. + Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào + Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
+ B1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)
+ B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn. + Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người. + Tại tiêu thức: ” Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.