Không thể phủ nhận rằng pdf là một định dạng phổ biết nhất nhì thế giới, ưu điểm của định dạng nãy mình đã nói rất nhiều ở các bài viết về chỉnh sửa file pdf rồi, và ở bài viết này mình sẽ giới thiệu với các bạn một ứng dụng đặc biệt của pdf, đó là tạo form điền thông tin bằng file pdf.
Mình từng giới thiệu với các bạn cách tạo form bằng word rồi, và lần này sẽ là pdf cho các bạn có nhiều lựa chọn hơn phù hợp với từng nhu cầu của các bạn.
Để thực hiện tạo form trên file pdf các bạn cần chuẩn bị những công cụ sau:
– Máy tính bạn sẽ phải có phầm mềm word (Hầu như máy nào cũng phải có rồi) để soạn mẫu form.
– Và sẽ phải có phần mềm Adobe Acrobat Pro DC, các bạn có thể tải về bản cài đặt và dùng thử ở đường dẫn https://acrobat.adobe.com/us/en/free-trial-download.html
Công cụ Adobe Acrobat Pro DC là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn chỉnh sửa, tùy biến file pdf, và có hỗ trợ cho các bạn tạo form sẵn luôn, tuy nhiên việc tạo form trực tiếp trên công cụ này có nhiều mặt hạn chế, do vậy mình khuyên các bạn tạo form ở word, sau đó sẽ import vào Adobe Acrobat Pro DC để tạo form pdf.
Như ở ví dụ bên dưới mình có một mẫu form đơn giản đã soạn thảo bằng word
Đầu tiên các bạn mở chương trình Adobe Acrobat Pro DC lên, chọn Create Form
Ở đây có hai lựa chọn cho các bạn:
– From Scratch or Template: Tạo form trực tiếp bằng các mẫu có sẵn được hỗ trợ.
– Form Existing Document: Tạo form bằng các mẫu được tạo ra bởi Word, Excel hoặc PDF.
Như đã nói ở trên, bạn chọn mục Form Existing Document và nhấn Next
Choose Another File và nhấn Browse sau đó chọn form word mà bạn tạo tra trước đó rồi nhấn Open
Đây là toàn bộ giao diện chương trình để các bạn có thể chỉnh sửa form mẫu
Vì việc tạo form bằng chương trình này các bạn chỉ việc kéo thả, do vậy mình khuyên các bạn nên bật tính năng Show Grid lên để căn các khối form cho thẳng hàng, tăng tính thẩm mỹ.
Trước khi tiến hành thiết kế form, mình sẽ giới thiệu qua chức năng các công cụ để các bạn hiểu rõ hơn tính năng của nó, để gọi các thanh công cụ các bạn vào mục Tasks, chọn Add New Field, sau đó nhấn chuột vào vị trí bạn muốn xuất hiện, bao gồm các công cụ sau:
Text Field: Hộp văn bản được sử dụng để nhận dữ liệu do người dùng nhập vào hoặc hiển thị các kết quả xử lý.
Check Box: Nhận thông tin từ người dùng theo dạng Yes/No. Nếu trong một nhóm chứa nhiều check box thì bạn có thể chọn một vài hoặc tất cả chúng.
Radio Button: Cũng như check box là công cụ nhận dữ liệu dạng Yes/No. Nhưng chỉ có thể chọn một radio button trong nhóm.
List Box: Hiển thị danh sách các đề mục cho người dùng lựa chọn.
Dropdown: Là sự kết hợp giữa text field và list box. Điểm khác biệt giữa dropdown với list Box là nó chỉ đưa ra những gợi ý và bạn có thể nhập dữ liệu để bổ sung thêm đề mục mới. Mặc định, dropdown không cho phép gõ nội dung, để làm được bạn cần chọn mục Allow user to enter custom text trong thẻ Options.
Button: Thực hiện các xử lý hay xác nhận hành động, thao tác của người dùng.
Digital Signature: Tạo chữ ký số xác định tác giả của dữ liệu. Nó có khả năng cung cấp cho người xem thông tin chi tiết về tài liệu cũng như chủ sở hữu.
Barcode: Mã hóa các công cụ trong form thành mã vạch. Khi các công cụ thay đổi nó cũng sẽ tự thay đổi theo.
Quay lại phần thiết kế của mình, đầu tiên các bạn chọn Check Box để tạo check cho các đoạn cần check
Bạn nhấn chuột vào phần cần chèn check box vào, sau đó hãy kéo chuột từ trên xuống vị trí có check như hình, mục đích để chúng ta căn chỉnh ô check box cho chính xác với nội dung của nó
Sau đó chuột phải vào ô check box mới tạo ra và chọn Create Multiple Copies…
Lúc này các bản copy của check box đầu tiên sẽ hiện ra, các bạn kéo chúng tới các vị trí cần điền, và căn chính chúng lại cho đẹp
Đây là toàn bộ ô check box sau khi chỉnh sửa xong, các bạn có thể thấy có lưới rối mắt, nhưng dùng nó để căn cho chuẩn rất đẹp, và khi hoàn thành xong các bạn có thể tắt lưới đi để quan sát, mặc định lưới này không hiển thị thì các bạn lưu lại file pdf để gửi đi.
Xong phần check box rồi tiếp theo các bạn chọn Text Field để tạo các ô điền nội dung
Nhân chuột vào vị trí bạn cần chèn hoặc bất kỳ, vì bạn có thể kéo chúng lại vị trí phù hợp sau, sau đó chuột phải và chọn Properties
Có nhiều lựa chọn ở đây, các bạn có thể tìm hiểu sau, còn cơ bản nhất các bạn chọn Appearance, ở mục Text các bạn chọn font, màu, và cỡ chữ để nhập liệu vào form, xong các bạn chọn Close
Cũng làm tương tự lúc tạo check box, hãy tạo ra các bản copy để kéo cho khỏe, vì chúng sẽ giữ nguyên định dạng như ban đầu bạn cài đặt.
Tắt Grid đi thì sẽ được như thế này
Nếu cảm thấy hài lòng rồi thì vào File – Save As để lưu lại file
Hãy mở một chương trình đọc file pdf bất kỳ như Adobe Reader DC, các bạn sẽ thấy những vị trí mà các bạn tạo form sẽ sáng lên và có thể điền nội dung vào được
Thử điền nội dung vào xem nào
Sau đó thử in pdf xem kết quả
Kết quả sẽ trông như thế này
Các bạn có thể tạo form pdf dạng như này để gửi qua email hoặc phần mềm chat nào đó, khi người nhận họ nhận file sẽ điền thông tin vào và gửi lại cho các bạn, người nhận có thể gửi lại kết quả sau khi in pdf hoặc gửi lại luôn form có nội dung đã điền, nhìn rất chuyên nghiệp và tiện lợi, ngoài ra bạn có thể chạy các mã JavaScript trên file pdf này như để tự động mở luôn hộp thư….nếu như bạn có kiến thức về lập trình.