Vai trò của email trong thời đại công nghệ thông tin
Với sự lớn mạnh của thời đại công nghệ số, các phương tiện để con người có thể giao tiếp với nhau ngày càng đa dạng. Chúng ta không còn phải tốn nhiều thời gian để gửi những bức thư tay như thời xa xưa và trông ngóng phản hồi từ người nhận. Giờ đây thư điện tử hay còn được gọi là email ra đời và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Người dùng khi sử dụng email sẽ được hưởng trọn các lợi ích như sau:
Thứ nhất, email giúp gửi đi nội dung trong tích tắc cho nhiều người trong cùng một lúc. Dù bạn gửi nội dung cho bất kỳ ai, với số lượng bao nhiêu chỉ cần bấm vào nút “Gửi”, email ngay lập tức nằm trong hộp thư của người nhận. Khi đó, người nhận được email cũng có thể phản hồi nhanh chóng. Tốc độ gửi thư hoàn hoàn không bị phụ thuộc vào các yếu tố như địa lý hay thời gian gửi.
Thứ hai, bạn sẽ không phải tốn kém quá nhiều chi phí cho các hoạt động gửi mail thông thường. Nếu như bạn chỉ sử dụng email dưới hình thức cá nhân và gửi một số lượng không quá lớn mỗi ngày thì bạn hoàn toàn được sử dụng miễn phí. Bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ mạng cho máy tính hoặc điện thoại của mình để tiến hành tạo email và gửi thư.
Thứ ba, nội dung gửi đa dạng. Không chỉ đơn thuần là dạng văn bản, các hệ thống email ngày nay cho phép bạn gửi đính kèm tệp, hình ảnh, âm thanh, video, … vô cùng tiện lợi. Bạn chỉ cần lưu ý về mức dung lượng cho phép để tuân thủ đúng quy định.
Ngoài ra, trước khi tạo email bạn cần biết về hai hình thức email được sử dụng hiện nay là email cá nhân và email doanh nghiệp. Email cá nhân là những email có đuôi @gmail, @yahoo, … thường gặp. Riêng đối với email doanh nghiệp là hình thức email có đuôi được đăng ký theo tên doanh nghiệp. Mail doanh nghiệp giúp việc trao đổi thông tin của doanh nghiệp với khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn. Đó còn là một cách xây dựng thương hiệu tốt.
Cách tạo email trên Gmail vô cùng đơn giản
Gmail là một hệ thống dùng để gửi mail lớn nhất hiện nay và thuộc “ông trùm” Google. Khi tạo email trên Gmail bạn sẽ được tích hợp thêm một số tính năng khác như Google Drive, bộ microsoft office online, … Với tỷ lệ người dùng email cực lớn hiện nay, bạn chắc chắn cũng phải sở hữu cho mình một tải khoản email cho học tập hoặc cho công việc. Để tạo tài khoản Gmail, bạn chỉ cần thực hiện theo đúng các bước ngay bên dưới.
– Bước 2: Ngay tại màn hình đăng ký bạn cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu như họ, tên, tên người dùng (tên sẽ được sử dụng để đăng nhập trong khi dùng), mật khẩu và nhập lại mật khẩu.
Điền đầy đủ thông tin yêu cầu để tạo email
– Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin bạn bấm vào nút “Đăng ký”. Nếu mọi thông tin đều hợp lệ bạn sẽ được chuyển sang bước tiếp theo hoặc nếu có yêu cầu chỉnh sửa thì bạn chỉnh sửa lại thông tin rồi bấm đăng ký. Đến đây email của bạn được tạo thành công và Gmail yêu cầu thêm một số thông tin cá nhân. Hoàn tất các thông tin bạn nhấn Tiếp tục.
Điền thông tin cá nhân
– Bước 4: Bạn cần đọc và nhấn “Đồng ý” đối với Quyền riêng tư và Điều khoản của Gmail.
Các điều khoản và quy định khi dùng email
– Bước 5: Cuối cùng bạn đã hoàn tất việc tạo email và được chuyển đến hộp thư.
Cách tạo email nhanh với Outlook
Nhập email để bắt đầu đăng ký Oultook
– Bước 2: Tạo mật khẩu. Bạn nên lựa chọn một mật khẩu tốt với sự kết hợp giữa chữ, số và ký hiệu đặc biệt. Sau đó, bạn bấm “Tiếp theo”.
Nhập mật khẩu mong muốn
– Bước 3: Điền thông tin cá nhân gồm họ và tên, ngày sinh, mã capcha rồi bấm “Tiếp theo”.
Nhập họ và tên
Nhập thông tin cá nhân để hoàn tất
Vậy là bạn sẽ hoàn tất tạo email Outlook và được chuyển vào trang chủ để bắt đầu thao tác gửi email.
Hướng dẫn chi tiết tạo email Yahoo thông dụng
Yahoo Mail không còn là cái tên xa lạ khi độ phổ biến chỉ đứng sau Gmail. Bạn chắc hẳn cũng đã từng nhìn thấy một email với đuôi là @yahoo.com.vn. Để tạo email Yahoo, cách thực hiện cũng khá giống với Gmail và bao gồm các bước sau:
Trang đăng ký của Yahoo
– Bước 2: Yahoo sẽ yêu cầu gửi mã xác thực qua số điện thoại để chứng minh bạn là chủ nhân của số điện thoại. Bạn cần một lần nữa xem lại số điện thoại và nhấn vào nút “Gửi mã xác minh”.
– Bước 3: Bạn nhập mã xác minh đã nhận được rồi bấm Tiếp tục là đã hoàn thành phần tạo email Yahoo.
Những lưu ý trong quá trình sử dụng email
Khi đã tạo email thành công, bạn đã có thể bắt đầu gửi những email để phục vụ cho các mục đích của mình. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, bạn nên có một số lưu ý sau để sử dụng email hiệu quả.
– Nếu bạn muốn gửi kèm một tệp tin, đừng quên kiểm tra file đính kèm trước khi gửi. Có không ít người dùng mail đã rơi vào các trường hợp trớ trêu khi quên gửi tập đính kèm mà đã bấm gửi. Trường hợp này không nên xảy ra nếu bạn đang gửi một email quan trọng. Chẳng hạn, khi bạn gửi mail xin việc nhưng lại quên đính kèm CV.
– Bạn cần phân biệt được khi nào sử dụng chức năng CC và khi nào nên dùng BCC. CC khi gửi mail là vô cùng quen thuộc khi bạn có thể gửi mail đến nhiều người trong cùng một lúc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp tính năng BCC sẽ tốt hơn. Dù BCC cũng là tính năng gửi mail cho nhiều người nhưng người nhận mail sẽ không nhìn thấy được địa chỉ email nhận khác. Trước khi gửi, bạn cần cân nhắc mình sẽ sử dụng BCC hay CC.
Tạo email không quá khó và kể cả những người mới sử dụng cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng. Hãy nhanh chóng tạo cho mình các tài khoản email để có được sự hỗ trợ đắc lực nhất trong học tập hay công việc.