Microsoft Excel vốn là một công cụ quen thuộc với những ai làm công việc văn phòng. Đây cũng là một trong những kỹ năng được phần lớn các nhà tuyển dụng yêu cầ khi bạn tìm hiện nay. Nhất là đối với những người phải xử lý một khối lượng lớn những bảng thống kê, dữ liệu,… Trong quá trình thực hiện thao tác trong bảng tính Excel, bạn cần phải sử dụng đến nhiều thủ thuật nhằm phục vụ cho vấn đề xử lý bảng dữ liệu, Thêm cột trong excel
Việc làm Hành chính – Văn phòng
1. Nguyên tắc thêm dòng thêm cột trong excel
Khi thêm dòng trong Excel, chúng ta cần phải lưu ý tới một vài nguyên tắc sau:
Nguyên tắc thứ nhất: cần biết rõ mình muốn thêm một hay nhiều dòng
Nguyên tắc thứ hai: lưu ý về vị trí muốn thêm dòng. Ví dụ nếu bạn muốn thêm dòng ở trước dòng số 5 thì bạn cần chọn 1 hoặc là cả dòng số 5.
Nguyên tắc thứ ba: có thể sử dụng chuột hay là phím tắt để thực hiện thêm dòng.
Khi sử dụng chuột thì có thể thêm 1 hay là nhiều dòng từ trong thành Ribbon, cũng có thể thêm trực tiếp ở trong sheet của Excel.
Nguyên tắc được cho là quan trọng nhất:
+ Muốn thêm một dòng thì chọn một ô hoặc chọn toàn bộ một dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn chèn thêm
+ Muốn thêm (n) dòng thì sẽ chọn (n) dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn thêm thông qua việc dùng chuột hay là dùng phím tắt.
Việc làm Kế toán – Kiểm toán
2. Cách thêm dòng thêm cột trong excel
Dựa vào những nguyên tắc thêm dòng ở trên chúng ta có thể chia ra làm 3 cách thêm dòng ở trong bảng excel
2.1. Thêm dòng trong excel bằng phím tắt
Chọn vùng bạn chèn vào một dòng mới. Để có thể thực hiện điều này, bạn hãy nhấp chuột trái vào nút số dòng ở bên cạnh ô đầu tiên nhất của dòng đó, giữ chuột trái và mở rộng phạm vi.
Nhấn phím Ctrl + Plus ở trên bảng số hoặc nhấn Ctrl + Shift+Plus.
Nếu như bạn cần thêm nhiều dòng excel cùng một lúc, có thể đến vài trăm dòng thì hãy sử dụng phím F4 vì hành động này góp phần lặp lại thao tác cuối của bạn. Ví dụ: bạn muốn chền thêm 100 dòng trống thì hãy lựa chọn vào vừng chứa khoảng 10 dòng, sau đó dùng phím tắt để chèn vào khoảng trống, tiếp theo chỉ cần nhấn F4 thêm 10 lần.
Chọn phím tắt Ctrl + Plus cho hiệu quả chèn dòng rất nhanh và đáng tin cậy thế nhưng nếu như trong bảng tính có dữ liệu ở phía bên phải thì có thể chèn vào khoảng trống ở nơi bạn không cần chúng. Trong trường hợp này thì bạn sẽ cần phải tìm ra một giải pháp hữu dụng nhất để chèn vào thêm những dòng mới mà vẫn đảm bảo giữ được cấu trức của dữ liệu ở danh sách bên phải đó như cũ.
Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Plus cũng cho kết quả tương tự. Vậy là dòng mới sẽ không xuất hiện xen vào các dòng bên phải của bảng danh sách dữ liệu.
2.2. Cách thêm dòng thêm cột trong excel bằng chuột
Trong phiên bản 2003, bạn không chọn từ thanh Ribbon như hai bản trên mà chọn từ chính thanh Menu.
3. Một số thủ thuật khác trong excel
3.1. Chèn dòng xen kẽ trong excel
Để có thể chèn dòng xen kẽ trong excel thì bạn sẽ cần sử dụng tới tính năng Sort ở trên Excel. Sau đó thực hiện các bước như sau:
Mở File Excel mà bạn cần chèn thêm dòng xen kẽ ra. Trước tiên hãy thêm vào cột cuối của bảng số liệu thứ tự từ 1cho tới cuối, lặp lại ở các dòng chưa có dữ liệu.
Để có thể thực hiện thao tác nhanh hơn thì hãy nhập số 1, sau đó thì nhấn giữ phím Ctrl, rê chuột vào góc phải và sau đó kéo xuống phía dưới.
Ở dòng số thứ tự vừa được thêm ở phía dưới thì bạn nhấn chuột phải và chọn Sort, tiếp theo chọn Custom Sort.
Khi xuất hiện giao diện cửa sổ Sort Warning nhỏ, chúng ta tiến hành nhấn nút Sort ở ngay phía bên dưới. Lưu ý: kích chọn vào trong mục Expand the selection.
Kết quả sau cùng bạn nhận được đó là các dòng trắng được xuất hiện thêm xen kẽ vào trong nội dung đã có tại bảng dữ liệu Excel. Chúng ta chỉ cần xóa bỏ đi số thứ tự ở trong cột E.
Lưu ý: nếu bạn muốn thêm vào bảng tính 2 hay là 3 dòng trắng thì cũng cần tạo ra số thứ tự từ 1 đến dòng muốn chèn. Sau đó, nếu như bạn muốn chèn thêm nhiều dòng khác thì cứ lặp lại số thứ tự tương ứng.
Với những cách trên bạn đã có thể chèn thêm một vài dòng trắng bất kỳ vào trong bảng dữ liệu. Cách thêm dòng trong Excel chỉ khác phần thêm cột về số thứ tự từ một cho tới dòng cần phải thêm mà thôi.
3.2. Xóa hàng trong excel
Có cách thêm dòng trong excel thì ắt có cách để xóa chúng đi khi không cần thiết và có nhu cầu xóa. Dữ liệu ở trong file excel của bạn có rất nhiều dòng trống, khoảng trắng khiến cho file bị đảo lộn hết cả vị trí của dữ liệu. Chúng ta cần có những thủ thuật hay để xóa toàn bộ những dòng trắng không cần thiết đó một cách nhanh chóng thay vì đi thực hiện thao tác xóa từng hàng một vì sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian của bạn. Ngoài thủ thuật xóa hàng trong excel còn có cố định hàng trong excel giúp cho bạn dễ theo dõi những thông tin một cách chính xác hơn.
3.2.1. Cách thứ nhất xóa hàng trống trong excel
Tại đây, có thể để mặc định theo lệnh Shift Cells up hay là lựa chọn lệnh Entire row nhằm mục đích thay đổi những ô xung quanh. Chọn Ok để xóa bỏ ô trống.
3.2.2. Cách thứ hai để xóa dòng trống trong excel
3.2.3. Cách thứ ba, sử dụng VBA
If WorksheetFunction.CountA(Selection) = 0 Then
MsgBox “Hien tai chua co vung du lieu nao duoc chon”, vbInformation, “Cuuhotinhoc.com”
.Calculation = xlCalculationManual
For i = Selection.Rows.Count To 1 Step -1
If WorksheetFunction.CountA(Selection.Rows(i)) = 0 Then
Selection.Rows(i).EntireRow.Delete
.Calculation = xlCalculationAutomatic
Sau 7 bước này, toàn bộ những dòng trống thuộc vùng dữ liệu đã được chọn sẽ bị xóa bỏ tự động
3.3. Cách chọn nhiều dòng trong excel
Chọn nhiều dòng trong excel hay nói nôm na đó là thao tác bôi đen cả bảng dữ liệu ở trên Excel. Không phải nói gì nhiều chúng ta ai cũng biết đây chính là những thao tác quen thuộc khi bạn làm việc với excel.
Để chọn nhiều hàng chúng ta có thể bôi đen tất cả các hàng cần chọn. Nhưng ngoài cách đó ra thì bạn cũng có thể đưa chuột tới đầu của hàng, kích chuột vào đó để bôi đen nhanh chóng.
Nhưng vẫn còn những cách nhanh hơn nữa mà bạn được khuyến khích nên sử dụng, đó là sử dụng tổ hợp phím, các phím tắt. Vì các phím tắt luôn là công cụ có thể hỗ trợ cho người dùng thực hiện thao tác nhanh chóng nhất có thể.
Do đó, nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chọn nhiều hàng trong Excel bằng phím tắt.
Thủ thuật chỉ bao gồm các bước đơn giản như vậy thôi nhưng cũng đủ để giúp ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải xử lý nhiều file hay là nhiều bảng dữ liệu. Chỉ cần sử dụng tổ hợp phím để tiến hành bôi đen nhanh nhiều hàng muốn chọn.
3.4. Cách chia 1 cột thành 2 cột trong excel
Khi làm việc với 1 file excel, việc phải chuẩn hóa lại mục dữ liệu là điều chúng ta thường gặp phải. Và việc xử lý các vấn đề bóc tách dữ liệu cũng là yêu cầu thường xuyên.
Ví dụ như thông thường khi nhập 1 thông tin người dùng chắc chắn sẽ nhập liên tiếp thông tin. Đến khi xử lý dữ liệu thì chúng ta cần phải tách các thông tin đó ra để có thể sử dụng chúng linh hoạt hơn.
Chẳng hạn như khi nhập tên người dùng thì sẽ nhập luôn cả số điện thoại trong một ô đó ra, thông tin tên và số điện thoại chỉ cách nhau bởi một dấu gạch ngang ở giữa mà thôi. Nhiệm vụ của những người xử lý dữ liệu là cần phải phân tách hai thông tin này ra để rõ ràng và riêng biệt.
Và thật may mắn vì excel cũng hỗ trợ rất tốt tính năng tách ô, tách hàng ra như vậy. Đồng thời còn kèm theo khá nhiều tùy chọn nếu nhu cầu của bạn cần tách nhiều ô theo những kiểu khác nhau hơn nữa.
Một thông báo hiện lên kèm theo chức năng Convert Text to Column wizard. Bạn sẽ cần tiến hành thực hiện 3 bước với chức năng này.
Bước đầu tiên: có hai lựa chọn để bạn chọn
+ Delimited: tách cột với các ký tự ngăn giữa. Các ký tự đó chẳng hạn như tab, dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng, …
+ Fixed with: tách cột theo chiều rộng của dữ liệu. Chẳng hạn dữ liệu gồm có 2 cột. Mặc dù từng Row sẽ có chiều dài khác nhau thế nhưng chiều rộng sẽ được chia đều thành những khoảng giống nhau.
Giải nghĩa một số lệnh trong Convert Text to Column wizard
+ Delimiters tức là dấu phân tách
+ Semicolon: dấu chấm phẩy
Nếu trong ô dữ liệu có thông tin chứa dấu phân tích thì bạn sẽ lựa chọn mục Delimiters và chọn Other. Sau đó điền dấu vào ô, nhấn Next.
Thường thì trong trường hợp như ví dụ nêu ở trên: tên – số điện thoại thì bạn khi tách ô có thể chọn Format là text vì trong trường hợp có con số, excel sẽ nhận định nó là number và mặc nhiên bỏ đi số 0 ở phía trước điện thoại đi khiến cho bạn lại mất thêm thao tác và thời gian để xử lý lại. Vậy thì thay cho việc đó, chúng ta tiến hành format luôn.
Vậy là chúng ta sẽ có được kết quả sau khi tách cột ra là được 2 cột, một cột chứa thông tin họ và tên, cột còn lại chứa thông tin số điện thoại.
Còn nhiều trường hợp khác mà chúng ta cần phải tiến hành thao tác tách cột như vậy. Ví dụ như trường hợp tách tên thành Họ, Tên, tên đệm chẳng hạn
Cách tách ô chéo trong trong excel
Nhiều khi không chỉ cần tách 1 ô thành 2 ô có hình dáng tương tự ô ban đầu mà trong nhiều trường hợp, bảng dữ liệu của bạn yêu cầu tách 1 ô thành 2 ô chéo góc đề có thể ghi được 2 luồng dữ liệu khác nhau.
Tách ô chéo trong excel là một nhu cầu rất phổ biến. Chúng ta sẽ gặp hình thái tách ô chéo này ở bất kỳ bảng tính, bảng thống kê nào đó. Vậy để chia tách ô chéo trong excel thì bạn tiến hành thực hiện theo những bước sau đây:
Có hai kiểu đường chéo cho bạn chọn đó là đường chéo lên và đường chéo xuống. Bạn chọn một dạng theo ý đồ và nhấn vào Ok. Không chỉ vậy, bạn còn có thể lựa chọn cả đường nét cũng như màu sắc của đường chéo.
Lúc này ô B1 bạn chọn sẽ được chia thành 2 ô chéo
Trên thực tế thì đây vẫn là một ô. Nếu biết cách nhập dữ liệu thì bạn có thể tạo cho nó có hình thức giống như hai ô tách biệt vậy.
Ví dụ, nhập dữ liệu cho ô chéo bên trên là Họ và tên, sau đó bạn nhấn Alt + Enter để xuống dòng, tức con trỏ chuột sẽ chạy vào ô bên dưới, bạn có thể ghi số thứ tự (STT).
Tiếp theo bạn đặt con trỏ chuột lên trước chữ S, nhấn dấu cách (Space) để điều chỉnh về ký tự STT được nằm ở đúng giữa ô chéo. Sau đó nhấn Enter là hoàn thành nội dung cho một ô chéo. Ô còn lại cũng thực hiện tương tự nhưng Sau khi làm thao tác căn chỉnh xong thì bạn sẽ có được 2 ô chéo chứa hai dữ liệu. Ngoài ra nếu bạn muốn vào để bản báo cáo của bạn sinh động hơn và dễ hiểu hơn rất nhiều khi một văn bản toàn là chữ.
4. Hướng dẫn cách thêm cột trong excel
Lưu ý: cột mới tạo ra sẽ được tạo ra nằm bên trái ô bạn bôi đen. Các bạn cần chọn ô chính xác để thêm cột theo ý muốn.
Để thêm cột bạn ấn chữ Entire Column: thêm cột.
Cuối cùng nhấn OK để hoàn thất việc thêm cột.
Bạn có thể chèn 10 thậm chí 20 cột trống theo các bước sau:
Nhấp phải chuột vào các cột được chọn, ấn Insert từ danh sách hiện ra.
Sau đó 10 hàng trắng sẽ lập tức xuất hiện tại chỗ bạn bôi đen. Lưu ý nếu muốn thêm 20 cột bạn phải bôi đen 20 cột thay vì 10 như nói ở trên.
Dĩ nhiên, chúng ta có thể dùng phím tắt là F4 để chèn nhiều cột trống cùng lúc tiện lợi.
Chúng ta chèn nhiều cột trống liên tiếp bằng cách chèn một cột trống phía trước cột thứ 3, tiếp đó nhấn 9 lần phím F4 lập tức 10 cột trống sẽ xuất hiện giữa cột 2 và cột 3.