Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hộp đánh dấu trong Excel rồi sử dụng kết quả hộp đánh dấu vào công thức để tạo bảng liệt kê những mục cần kiểm tra, bảng liệt kê những việc cần làm, bảng báo cáo hay biểu đồ mang tính tương tác.
Chúng ta đều cũng biết hộp đánh dấu là gì, chắc chắn bạn đã nhìn thấy rất nhiều hộp đánh dấu với các hình dạng khác nhau trên mạng. Tuy vậy, để rõ ràng, hãy để tôi đưa cho bạn một định nghĩa ngắn gọn.
Hộp đánh dấu, hay còn gọi là hộp lựa chọn, là một hộp hình vuông nhỏ nơi bạn có thể chọn hay bỏ chọn các lựa chọn có sẵn.
Chèn hộp đánh dấu vào Excel nghe có vẻ bình thường, nhưng nó tạo ra rất nhiều khả năng cho trang tính của bạn, việc này sẽ giúp bạn luôn hướng tới mục tiêu, làm việc theo thời khóa biểu, hoàn thành bài tập,…
CÁCH CHÈN HỘP ĐÁNH DẤU VÀO EXCEL
Giống như các quyền kiểm soát hình thức khác, quyền kiểm soát Hộp đánh dấu nằm trên tab Người phát triển, tab này không có trên thanh ribbon Excel theo mặc định. Vì thế, bạn cần phải bật nó lên trước đã.
HIỂN THỊ TAB DEVELOPER TRÊN RIBBON
Để thêm tab Developer vào ribbon trên Excel, hãy thực hiện các bước sau:
Bên dưới Customize the Ribbon, hãy chọn Main Tabs (thông thường thì nó được chọn một cách mặc định), hãy kiểm tra hộp Developer, rồi nhấp OK.
Sắp xếp dữ liệu
Nếu bạn đang tạo bảng liệt kê những mục cần kiểm tra hay bảng liệt kê những việc cần làm, thì bước đầu tiên là lập danh sách các nhiệm vụ hay các mục khác – các mục được chèn vào hộp đánh dấu.
Đối với ví dụ này, tôi đã tạo ra bảng liệt kê những kế hoạch cần làm cho bữa tiệc:
Các bước chuẩn bị đã xong, và bây giờ chúng ta đi vào phần chính thôi – thêm hộp đánh dấu cho danh sách những việc cần làm cho bữa tiệc.
Để chèn hộp đánh dấu vào Excel, hãy thực hiện các bước sau:
Trên tab Developer, trong nhóm Controls, nhấp Insert, rồi chọn hộp đánh dấu bên dưới Form Controls.
SAO CHÉP HỘP ĐÁNH DẤU VÀO CÁC Ô KHÁC
Chọn ô có hộp đánh dấu bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím rồi đặt con trỏ ở góc phải bên dưới ô. Khi con trỏ thay đổi thành dấu cộng màu đen đậm, hãy kéo nó đến ô cuối cùng nơi mà bạn muốn sao chép hộp đánh dấu.
Phần tiếp theo trong bài hướng dẫn hộp đánh dấu trong Excel sẽ chỉ bạn cách lưu giữ người dùng – người đã chọn hay bỏ chọn một hộp đánh dấu và cách dùng thông tin đó trong công thức của bạn.
VÍ DỤ VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỘP ĐÁNH DẤU TRONG EXCEL
Bên dưới, bạn sẽ tìm thấy vài ví dụ về cách sử dụng hộp đánh dấu trong Excel để tạo danh sách các mục cần kiểm tra, danh sách các việc cần làm, bảng báo cáo hay biểu đồ mang tính tương tác. Nhưng trước hết, hãy học cách liên kết các hộp đánh dấu với các ô. Kỹ thuật rất đơn giản, nhưng nó lại là nền tảng của việc sử dụng kết quả từ hộp đánh dấu trong công thức của bạn.
CÁCH LIÊN KẾT HỘP ĐÁNH DẤU VỚI Ô
Như đã đề cập từ trước, để có khả năng lưu giữ tình trạng hộp đánh dấu (được chọn hay bỏ chọn) bạn cần phải liên kết hộp đánh dấu với một ô nhất định. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp chuột phải vào ô đánh dấu, rồi nhấp Format Control.
Mẹo. Để xác định các ô được liên kết một cách dễ dàng, hãy chọn chúng ở cột kế bên – cột không chứa dữ liệu nào. Bằng cách này, bạn có thể ẩn các ô được liên kết một cách an toàn để chúng không cản trở trang tính của bạn.
Cuối cùng, hãy nhấp vào mỗi hộp đánh dấu đã được liên kết. Trong các ô được liên kết, TRUE xuất hiện khi các hộp đánh dấu được chọn, và FALSE xuất hiện khi các hộp đánh dấu còn trống:
CÁCH TẠO DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN KIỂM TRA TRONG EXCEL VỚI BẢNG TÓM TẮT DỮ LIỆU
Thật ra, chúng ta đã làm xong phần chính của nhiệm vụ bằng cách thêm các hộp đánh dấu và liên kết chúng với các ô. Bây giờ, chúng ta chỉ lập vài công thức để tạo bảng tóm tắt dữ liệu cho danh sách các việc cần kiểm tra trong Excel.
CÔNG THỨC TÍNH TỔNG NHIỆM VỤ
Đây là cái dễ nhất – hãy sử dụng hàm COUNTA để đếm số ô trống trong danh sách các việc cần làm:
=COUNTA(A2:A12)
Trong đó, A2:A12 là các mục trong danh sách các việc cần kiểm tra.
CÔNG THỨC TÍNH SỐ NHIỆM VỤ ĐÃ HOÀN THÀNH
Một nhiệm vụ đã hoàn thành có nghĩa là hộp đánh dấu được chọn, có nghĩa là giá trị TRUE trong ô liên kết. Vì thế, hãy đếm tất cả giá trị TRUE bằng cách sử dụng công thức COUNTIF này:
=COUNTIF(C2:C12,TRUE)
Trong đó, C2:C12 là các ô được liên kết.
Để khiến công thức trông thử thách hơn một chút, bạn sử dụng hàm COUNTIFS thay vì hàm COUNTIF để kiểm tra ô trống trong danh sách (cột A):
CÔNG THỨC TÍNH PHẦN TRĂM CÁC NHIỆM VỤ ĐÃ HOÀN THÀNH
Để tính phần trăm các nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy sử dụng công thức phần trăm thông dụng này:
Một phần/Tổng = Phần trăm
Trong trường hợp của chúng ta, hãy chia số nhiệm vụ đã hoàn thành cho tổng số nhiệm vụ, giống như thế này:
=COUNTIF(C2:C12,TRUE)/COUNTA(A2:A12)
=IF(B14=B15, “Yep!”, “Nope :(“)
Để thêm thắt cho danh sách các việc cần kiểm tra, bạn có thể tạo ra một vài quy luật định dạng có điều kiện – những quy luật này sẽ thay đổi màu của ô B18 tùy vào giá trị của nó.
Khi xong rồi, hãy ẩn cột này cùng với các ô liên kết, và danh sách các việc cần kiểm tra trong Excel đã hoàn tất rồi đấy!
Nếu không có mẫu nào trong Excel đáp ứng nhu cầu của bạn, thì có lẽ bạn sẽ tìm thấy cái bạn muốn trong các nguồn hữu ích bên dưới:
CÁCH TẠO DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM CÙNG VỚI ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
Về cơ bản, bạn có thể thêm hộp đánh dấu và công thức cho danh sách những việc cần làm theo cách mà bạn đã thực hiện với danh sách cần kiểm tra. Bạn có thể hỏi tôi, “Vậy viết phần này để làm gì?” À thì, trong một danh sách những việc cần làm thông thường, những nhiệm vụ đã hoàn thành sẽ được gạch ngang như thế này:
Để bắt đầu, hãy viết danh sách các nhiệm vụ, chèn hộp đánh dấu rồi liên kết chúng với các ô:
Chọn danh sách các nhiệm vụ (trong trường hợp này là A2:A11).
Trong hộp hội thoại New Formatting Rule, hãy chọn Use a formula to determine which cells to format.
Trong hộp Format values where this formula is true, hãy nhập công thức sau:
=$C2=TRUE
Trong đó, C2 là ô được liên kết trên cùng.
=IF(E2=TRUE, “Đã xong”, “Chưa xong”)
Trong đó, E2 là ô liên kết nằm trên cùng.
=$C2=”Đã xong”
Kết quả sẽ trông như thếnày:
Hướng dẫn học Excel 2024
CÁCH DÙNG HỘP ĐÁNH DẤU TẠO BẢNG BÁO CÁO MANG TÍNH TƯƠNG TÁC
Công dụng hữu ích khác của hộp đánh dấu trong Excel đó là tạo bảng báo cáo mang tính tương tác.
Giả sử bạn có bảng báo cáo doanh thu của 4 vùng: Bắc, Nam, Đông và Tây. Mục đích của bạn là tính tổng của một hay nhiều vùng được chọn. Tất nhiên, việc này có thể hoàn thành bằng cách sử dụng tính năng Slicer của bảng Excel hay PivotTable, hay bằng cách thêm tổng của từng vùng. Nhưng tại sao chúng ta lại không tạo bảng báo cáo mang tính tương tác bằng cách chèn 4 hộp đánh dấu lên trên cùng?
Thêm 4 hộp đánh dấu vào đầu trang tính, cho các khu vực miền Bắc, Nam, Đông và Tây.
Tạo vùng điều kiện trên bất kỳ phần nào chưa được sử dụng của trang tính, rồi liên kết hộp đánh dấu với các ô trống:
Thêm một cột nữa cho vùng điều kiện có công thức IF – công thức này sẽ trả về tên vùng nếu ô liên kết có giá trị TRUE, nếu không thì là dấu gạch ngang (“-“):
=IF(I2=TRUE, H2, “-“)
Tiếp theo, hãy lập công thức tính tổng các vùng được chọn. Về việc này, chúng ta sẽ sử dụng hàm DSUM để tính tổng các giá trị trong cơ sở dữ liệu – các giá trị đáp ứng điều kiện xác định:
DSUM(database, field, criteria)
Trong đó:
Database là bảng hay dải ô của bạn bao gồm tiêu đề của cột (trong ví dụ này là A5:F48).
Field là cột mà bạn muốn tính tổng. Bạn có thể nhập nó hoặc dưới dạng tiêu đề cột đóng khung trong dấu ngoặc kép, hoặc một con số nói lên vị trí của cột trong cơ sở dữ liệu. Trong ví dụ này, chúng ta tính tổng trong cột Tổng từng khu vực, nên câu lệnh thứ hai của chúng ta là “Tổng từng khu vực”.
Criteria là dải ô chứa điều kiện, bao gồm tiêu đề cột (J1:J5). Đây là lý do tại sao tiêu đề của cột công thức trong vùng điều kiện nên khớp với tiêu đề cột trong bảng báo cáo.
Kết hợp các câu lệnh trên, và công thức DSUM của bạn có dạng như sau:
=DSUM(A5:F48, “tổng từng vùng”, J1:J5)
và chạy một cách hoàn hảo!
Cuối cùng, hãy ẩn, có lẽ là khóa vùng điều kiện để tránh các thay đổi ngẫu nhiên, và bảng báo cáo mang tính tương tác của bạn đã xong rồi đấy!
Ví dụ này sẽ chỉ bạn cách tạo biểu đồ sinh động trong Excel – biểu đồ sẽ thay đổi theo tình trạng của hộp đánh dấu (chọn hay bỏ chọn):
Tạo hộp đánh dấu và liên kết chúng với các ô trống.
Cụ thể, hãy chèn 2 hộp đánh dấu cho năm 2013 và năm 2014, rồi lần lượt liên kết chúng với các ô G2 và G3:
Đối với năm 2013 (J4:J7), hãy sử dụng công thức sau:
=IF($G$2=TRUE, B4, NA())
Nếu hộp đánh dấu 2013 được chọn (ô G2 có giá trị TRUE), thì công thức sẽ lấy giá trị gốc từ ô B4, nếu không thì công thức sẽ trả về lỗi #N/A.
Đối với năm 2014 (K4:K7), hãy nhập công thức tương tự để lấy các giá trị từ cột C nếu hộp đánh dấu 2014 được chọn:
=IF($G$2=TRUE, C4, NA())
Ở ô L4, hãy nhập công thức =$D4, rồi sao chép vào ô L7. Bởi vì dữ liệu cho năm 2024 nên luôn được hiển thị trong biểu đồ,và công thức IF không cần thiết cho cột này.