Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel – Hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán bằng Excel thực hành trên Mẫu sổ sách kế toán trên Excel chi tiết từ việc sử dụng các hàm Excel để tính toán, tổng hợp, kết chuyển, lên sổ, lên báo cáo tài chính trên Excel mà không cần dùng đến phần mềm kế toán.
*** Góc khóa học: Khoá học kế toán thực hành tổng hợp theo thông tư mới nhất ( Thông tư 200) , học thực hành trên phần mềm kế toán MISA, FAST, EXCEL mới nhất với các số liệu hoá đơn đỏ – chứng từ – sổ sách thực tế trong các công ty,chia sẻ các thủ thuật kế toán thực hành cùng với đội ngũ giáo viên giỏi, giàu kinh nghiệm truyền đạt cho học viên tham gia khóa học kế toán thực hành có trải nghiệm cụ thể hơn – có kinh nghiệm làm với kế toán thực hành tại tphcm. Bạn có thể tham gia lớp học kế toán thực hành để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia, kế toán trưởng tại trung tâm.
A. Các công việc đầu năm tài chính
– Chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay (Đối với DN đang hoạt động): + Vào số dư đầu kỳ các+ Kết Chuyển lãi (lỗ) từ năm trước sang. Việc thực hiện này được định khoản trên Sổ chi tiết tài khoản 242, 211, 131, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ kế toán khác (nếu có) sổ Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
B. Cách nhập liệu các nghiệp vụ vào Sổ sách Excel kế toán:
1. Hướng dẫn nhập liệu trên Sổ Nhật ký Chung:
– Cột ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi – Cột số hiệu: Số hiệu của sổ kế toán bằng hoặc sau ngày chứng từ. hoá đơn, Phiếu Thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, GIấy báo có… – Cột ngày chứng từ: N gày thực tế trên chứng từ – Cột Diễn Giải: Nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ – Cột TK Nợ/Có: Cột định khoản Nợ/ Có cho các NVPS. – Cột TK đối ứng: Theo dõi TK đối ứng cho những TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có. ** Cách nhập: Đặt dấu = vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấm vào TK đối ứng và bấm Enter
Bạn đang xem: Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel
3. Phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( TK 242, 214 )
Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
4. Trường hợp mua hoặc bán hàng:
a. Trường hợp mua hàng hoá:
Bước 1: Bên sổ NKC không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “Cộng tiền hàng” trên hoá đơn mua vào.
Bước 3: Nếu phát sinh chi phí (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau:
Chi phí của mặt hàng A = ( Tổng chi chí / Tổng số lượng (hoặc tổng thành tiền của lô hàng) x Số lượng (hoặc thành tiền) của mặt hàng A Chi phí đơn vị mặt hàng A = Tổng chi chí của mặt hàng A/ Tổng số lượng của mặt hàng A Đơn giá nhập kho mặt hàng A = Đơn giá của mặt hàng A + Chi phí đơn vị của mặt hàng A
b. Trường hợp bán hàng hoá:
Bước 1: Bên sổ NKC không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng “Cộng tiền hàng” trên hoá đơn bán ra. Bước 2: Đồng thời về PXK, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo hóa đơn vào Phiếu XK. – Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về DMHH để lấy. – Nếu Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là “Bình quân cuối kỳ” thì: Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán. Nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ. – Nếu Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là “Bình quân đầu kỳ” thì Hạch toán bút toán giá vốn: bạn ghi Nợ TK 632/ ghi Có chi tiết cho từng mã hàng kê số lượng xuất, không kê tiền. Nên cuối kỳ khi tính được giá vốn ở “Nhập xuất tồn kho” thì mới dùng công thức VLOOKUP để tìm số tiền tương ứng cho từng nghiệp vụ) *** Chú ý: – Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất Tồn kho
– Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – Xuất – Tồn về PXK
c. Lập phiếu Nhập kho, Xuất kho:
– Vào phiếu Nhập kho – Vào phiếu Xuất kho
C. Các bút toán kết chuyển cuối tháng
– Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng (căn cứ vào bảng lương) – Trích khấu hao tài sản cố định (số liệu từ bảng khấu hao TSCĐ) – Phân bổ chi phí trả trả (nếu có) (từ bảng số liệu từ bảng PB 242) – Kết chuyển thuế GTGT *** Ta đặt:
+ Tổng TK 133 = Số dư Nợ đầu kỳ (nếu có) + Tổng phát sinh Nợ 133 – Tổng phát sinh Có 133
+ Tổng TK 3331 = Tổng Phát sinh Có 3331 – Tổng Phát sinh Nợ 3331
D. Hướng dẫn lên các bảng biểu tháng:
1. Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho:
– Cột Số lượng và Thành tiền nhập trong kỳ, dùng hàm SUMIF tập hợp từ Phiếu nhập kho về – Cột Số lượng Xuất trong kỳ, dùng hàm SUMIF tập hợp từ Phiếu xuất kho về – Cột Đơn giá xuất kho, tính theo công thức tính đơn giá bình quân cuối ký – Để có được bảng NXT của cá tháng sau, bạn Coppy bảng NXT của tháng trước và dán ( Paste ) xuống phía dưới, xoá trắng toàn bộ số liệu, đặt lại công thức cho các cọt tương ứng. – Cột Mã hàng hoá, Tên hàng hoá, Đơn vị tính: Dùng hàm VLOOKUP tìm từ số dư cuối tháng trước xuống. – Các cột khác tính như hướng dẫn ở phần trên.
2. Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.
– Để có được các bảng trên của các tháng sau, ta Coppy các bảng đó của tháng trước và dán (Paste) xuống phía dưới, xoá số liệu ở cột “Số khấu hao lũy kế kỳ trước “và đặt hàm VLOOKUP cho cột này để tìm về giá trị tương ứng từ tháng trước. – Hoặc căn cứ vào Số tháng đã phân bổ và mức phân bổ 1 tháng để tính. – Khi phát sinh TSCĐ mới hoặc CCDC mới ta phải khai báo thêm TSCĐ hoặc CCDC đó tại các bảng tương ứng.
E. Hướng dẫn lập các sổ cuối kỳ
1. Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng – TK 131:
2. Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng – 331
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131
3. Lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng
a. Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: Dữ liệu lấy từ sổ NKC
** Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm 3 ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo TK 1111; Nối tháng và TK báo cáo. – Ô nối tháng và TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư dầu kỳ theo từng tháng) – Cột ngày tháng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!A13,””) ( L6: ô TK báo cáo) – Cột Diễn giải: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!D13,””) – Cột Tài khoản đối ứng:
b. Lập sổ tiền gửi ngân hàng:
– Cách làm tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng ghi sổ.
F. Hướng dẫn lập báo cáo tài chính
a. Bảng cân đối kế toán
b.Bảng báo cáo kết quả kinh doanh
– Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của ” Báo cáo kết quả kinh doanh ” năm ttrước : Chuyển số liệu từ năm của các TK từ loại 5 đến loại 8 ( phần số phát sinh ) và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên – Cột số năm nay Báo cáo KQKD.
c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” năm trước. – Cột Số năm nay: Căn cứ vào – Đặt lọc cho sổ Quỹ tiền mặt và Tiền gửi Ngân hàng, hoặc căn cứ vào số phát sinh TK tiền mặt, TK tiền gửi ngân hàng trên NKC. ** Nếu căn cứ vào Sổ Quỹ Tiền Mặt và Tiền gửi Ngân hàng : – Trên sổ quỹ TM, tính tổng số phát sinh của cả kỳ kế toán tại cột thu, chi bằng hàm subtotal Sổ quỹ TM
– Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên ” BC lưu chuyển tiền tệ ” thì mang số tiền tổng cộng về đúng chỉ tiêu đó trên ” BC lưu chuyển tiền tệ “. Nếu có nhiều nội dung chung cho một chỉ tiêu thì thực hiện cộng nối tiếp vào sổ đã có. Nếu nội dung lọc lên mà không biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào thu khác hoặc chi khác. – Đặt lọc cho ** Nếu căn cứ từ Nhật Ký Chung: – Tính tổng cộng phát sinh của cả kỳ k ế toán trên NKC bằng hàm subtotal
– Trên NKC, ở Cột TK nợ/ TK Có các bạn lọc lên TK Tiền Mặt, sau đó lọc tiếp lần lượt từng TK đối ứng bên Cột TK đối ứng. Khi Đó hàm subtotal sẽ tính tổng số tiền của TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ.. sổ NKC
d. Thuyết minh báo cáo tài chính :