PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG EXCEL – NXT KHO PHỔ BIẾN NHẤT
Không cần biết về kế toán hay thành thạo excel, bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng này một cách dễ dàng.
WPRO 2.0 KHO – QUẢN LÝ KHO CHUYÊN NGHIỆP
WPRO IZI – QUẢN LÝ NHẬP XUẤT TỒN BẰNG GIAO DIỆN THÂN QUEN TRÊN EXCEL
1. Mục đích file quản lý nhập xuất tồn bằng excel:
Có một phần mềm xây dựng trên excel Đơn giản – Dễ sử dụng – Hiệu quả cao cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ với các phần chính sau:
– Bạn chỉ cần làm 3 bước là có thể quản lý kho, doanh số bán, lợi nhuận, công nợ, quỹ tiền một cách dễ dàng:
+ B2: Nhập dữ liệu của phiếu nhập/ phiếu xuất theo dạng bảng kê phát sinh. Không đòi hỏi kiến thức cao về excel hay kế toán. Vì chỉ cần chọn mã từ danh sách, nhập số lượng, đơn giá rồi nhấn Ghi là xong.
+ B3: Chọn ngày hoặc mã để xem báo cáo một cách tự động.
– Ví dụ, khi nào cần xem Số tồn kho: bạn chọn ngày muốn xem là Phần mềm tự động tổng hợp.
Ta có thể xem được báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.
– Quản lý nhập, xuất và tồn hàng hóa: Theo số lượng và giá trị (từ ngày – tới ngày)
– Kiểm soát và báo cáo Bán hàng – Kết quả kinh doanh ( Lãi/ lỗ) từng mặt hàng, từng ngày/ tháng/ năm
– Theo dõi công nợ: Hoàn toàn tự động, phần mềm tự động lấy từ bảng kê nhập xuất để hiện lên báo cáo.
+ Công nợ phải thu
+ Công nợ phải trả
– Báo cáo quản trị giúp bạn nắm rõ các khía cạnh của công việc kinh doanh bất kỳ lúc nào bạn cần.
– Và nhiều tính năng hữu ích khác.
Video Hướng dẫn chi tiết cách Quản lý kho bán hàng bằng excel
PHIÊN BẢN WEBKYNANG PRO 2024
2. Cách nhập liệu file quản lý nhập xuất tồn bằng excel (Có video)
Video của các phiên bản:
2.1. Cập nhật dữ liệu đầu vào
– Lần đầu tiên sử dụng phần mềm + Khai báo thông doanh nghiệp, nhân sự tại “HOME” + Khai báo danh sách hàng hóa và số lượng – tổng thành tiền tồn đầu kỳ –
– Khi nhập hàng/ xuất hàng Bạn sử dụng thanh điều hướng trên đầu mỗi phần để tới phần Nhập kho hoặc Xuất kho. (Nhập phiếu) Khai báo các thông tin về Hàng hóa (mã hàng, tên hàng), Số chứng từ, ngày tháng, Số lượng, Đơn giá, người mua/ bán. Đơn giản chỉ cần nhập như vậy, còn lại phần mềm sẽ lo hết cho bạn.
– Với phiên bản cao cấp (PRO): bạn dùng bảng nhập liệu để tăng tốc độ nhập và tính chính xác. Nhờ có công cụ lọc mã thông minh.
Phần mềm cho phép xem báo cáo cho từng mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Để xem báo cáo, bạn chỉ cần nhập 2 trường “Từ ngày” và “Đến ngày”. Nếu xem công nợ chi tiết thì bạn chọn thêm mã Khách hàng/ Nhà cung cấp là được. Phần mềm sẽ tự động tính toán dựa trên thông tin đã khai báo. Trong trường hợp bạn muốn lọc ra một mặt hàng nào đó hoặc nhóm hàng thì các bạn có thể dùng chức năng autofilter. Danh sách các báo cáo:
Nhập xuất tồn (số lượng & giá trị)
Bán hàng: Doanh thu, Giá vốn, Lợi nhuận gộp
Công nợ: Phải thu, phải trả
Quỹ: Sổ quỹ tiền
Lãi / lỗ
In phiếu nhập/ xuất, in phiếu thu/ chi
Ở phiên bản cao cấp, phần mềm tự động sắp xếp phiếu in cho đẹp để ta in luôn bạn ạ.
Nhàn nhã hơn rất nhiều khi dùng bản PRO
3. ƯU – NHƯỢC ĐIỂM FILE NHẬP XUẤT TỒN BẰNG EXCEL
3.1. Ưu điểm file excel quản lý kho chuyên nghiệp:
Dễ sử dụng: Ưu điểm của phần mềm quản lý kho chúng tôi là đơn giản, dễ sử dụng.
Linh hoạt: Dễ dàng thêm bớt chỉ tiêu sao để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp
Xử lý dữ liệu lớn: Thông thường các phần mềm nhỏ & vừa chỉ phù hợp quản lý vài trăm mã hàng. Nhiều hơn chạy sẽ bị chậm. Phần mềm do chúng tôi phát triển cho phép quản lý tới 10.000 mã hàng nhờ có công cụ tối ưu tốc độ.
Nhiều người cùng nhập dữ liệu: Ở phiên bản thiết kế riêng cho doanh nghiệp, Webkynang kết hợp Excel và SQL Server để nhiều người cùng nhập dữ liệu cùng một lúc. Điều này đảm bảo dữ liệu liên thông giữa các máy và độ bảo mật ở mức độ cao.
Ứng dụng quản lý kho online nhưng chi phí tính 1 tháng thì rẻ nhưng 1 năm trở lên cũng không rẻ chút nào…
4. Làm thế nào Để sở hữu bản full không giới hạn số lượng mã hàng
4.1. Không mất phí – FREE
Thực hiện như sau:
– Bạn hãy share bài viết này trên tường của bạn (áp dụng cho bản full đã nâng cấp)
– Mời 200 người bạn của mình share bài viết bạn vừa đăng lên tường của mình ở chế độ công khai:
+ Những người đã share bài viết này không được tính khi họ tiếp tục share bài của bạn
– Gửi email yêu cầu Ad chuyển file: Chủ đề: Quản lý Nhập Xuất Tồn bằng excel. Nội dung: Trong email yêu cầu bạn cần gửi thêm link FB của bạn. Ad sẽ vào kiểm tra lượt share.
– Sau khi kiểm tra xong và xác nhận đúng 200 lượt share, Webkynang Sẽ chuyển bản FULL cho bạn.
4.2. Mất phí:
Liên hệ admin tại [email protected] để biết chi phí (Đã nâng cấp) hoặc gọi số:
– Phương thức thanh toán: chuyển khoản, sau đó email thông báo tới Ad.
– Sau khi nhận được thanh toán. Ad sẽ gửi file cho bạn.
– Để có được Thông tin thanh toán bạn hãy:
5. Link Download file nhập xuất tồn bằng excel.
5.1. Phiên bản 1.2
Đơn giản, dễ sử dụng
Không cần giỏi excel hay kế toán
Hoạt động ổn định
Được hỗ trợ xử lý mọi vấn đềphát sinh để đảm bảo không bị mất dữ liệu, báo cáo luôn chính xác.
Không ít trong số họ đã từng dùng các bản Free trôi nổi trên internet và phải bỏ đi vì không làm chủ được.
Hoặc khách hàng đã dùng một số ứng dụng quản lý kho online nhưng chi phí tính 1 tháng thì rẻ nhưng 1 năm trở lên cũng không rẻ chút nào…
Phần mềm kho bán hàng với một số ưu điểm chính:
Dễ nhập kho – xuất kho, xem báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác 100%
Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, luôn giải đáp kịp thời các thắc mắc của khách hàng.
Phần mềm chạy nhanh và rất linh hoạt khi thêm các chỉ tiêu quản lý mới
Hiệu quả cao hơn nhiều các phần mềm phức tạp/ dùng sổ tay bởi tính đơn giản.
Hàm NGHÌN khách hàng Miễn phí đã tin tưởng và sử dụng phần mềm này trong các năm vừa qua
Tìm kiếm mã hàng thông minh: Khi bạn nhập một ký tự bất kỳ vào phần lọc mã hàng trong bảng nhập/ xuất hàng, phần mềm tự động lọc ra danh sách tất cả mã hàng có chứa ký tự đó. Do vậy, chỉ trong nháy mắt bạn có thể tìm được chính xác 100% mã hàng mình đang nhập/ xuất là gì. Với các đơn vị kinh doanh có vài trăm mã hàng thì tính năng nâng cấp này rất có ý nghĩa.
Tăng tốc độ xử lý khi bạn có +5.000 mã hàng: Với các phần mềm quản lý kho trên excel thông thường, với vài trăm mã hàng là đã khiến phần mềm chạy rất chậm. Còn nếu lên tới hàng nghìn mã hàng thì Excel của bạn sẽ bị đơ luôn và không sử dụng được. Xuất phát từ thực tế này, chúng tôi đã phát triển sản phẩm quản lý kho để có thể xử lý được hàng nghìn mã hàng và vài chục nghìn dòng nhập/ xuất. Điểm đặc biệt là tốc độ xử lý khối lượng dữ liệu lớn gần như không hề bị ảnh hưởng, chạy rất mượt mà.
5.3. Phiên bản trắng
Để phục vụ nhu cầu học tập của một số độc giả, ad upload phiên bản trắng để giúp các bạn thực hành, không mất thời gian xây dựng lại. Lưu ý rằng, với phiên bản trắng sẽ không có công thức và dữ liệu mẫu nên bạn phải xây từ đầu dữ liệu và công thức sử dụng cho việc quản lý hàng hóa. Các công thức thường dùng để quản lý kho như:
6. Các kinh nghiệm trong quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho Hiệu quả
6.1. Quản trị cơ sở dữ liệu về hàng hóa đầy đủ và khoa học
Đặt mã hàng: Cần phải ngắn gọn, dễ nhớ và có một qui tắc đặt mã hàng thống nhất.
Chỉ tiêu quản lý hàng hóa: Ngoài các chỉ tiêu thông thường mà một mặt hàng cần có: Mã, tên, đơn vị tính
Phân loại hàng hóa: Ta nên phân loại các mặt hàng theo các nhóm, ngành hàng. Khi đó ta sẽ dễ dàng quản lý cũng như đánh giá được tình hình tồn kho, bán hàng theo từng nhóm
Quản lý hàng hóa theo tính đặc thù sản phẩm: Với một số nhóm hàng cần phải quản lý theo lô, date để tránh tình trạng hàng hỏng không bán được dẫn tới thiệt hại. Ví dụ như: Thực phẩm, thuốc, bánh kẹo, nước uống,… đều cần quản lý hạn sử dụng.
6.2. Quản lý hàng hóa hàng ngày, theo sát tình hình bán hàng, lãi/ lỗ
Cần phân tích lãi/ lỗ của từng mặt hàng theo từng thời kỳ để có giải pháp cải thiện kết quả chung
Cần thường xuyên kiểm kê: Như vậy ta có thể giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa. Bên cạnh đó còn biết được tình trạng của hàng hóa để có giải pháp cụ thể giúp đẩy mạnh doanh số bán hàng.
Sắp xếp hàng khoa học: Tại kho hàng, cần sắp xếp hàng hóa theo từng khu hoặc theo lô, nhóm, date,… Khi đó ta sẽ rất dễ dàng kiểm soát được mất mát hàng hóa. Ước tính nhanh lượng tồn kho, lượng bán của từng nhóm hàng để có kế hoạch đặt hàng gối đầu, đẩy hàng tồn kho lâu ngày,…
Tồn kho tối thiểu: Cần thiết phải thiết lập một lượng tồn kho tối thiểu để tránh bị đứt hàng dẫn tới ảnh hưởng tới doanh số bán hàng.
7. Phiên bản FULL của file nhập xuất tồn có những gì mới:
7.1. Phiên bản FULL dựng sẵn
Webkynang.vn đã xây dựng những phần mềm quản lý hàng hóa trên excel theo form mẫu CHUẨN để giúp các đơn vị kinh doanh nhỏ sử dụng luôn. Ưu điểm của bản dựng sẵn là Đơn giản – Ít tính Năng – Hiệu quả cao – Chi phí rất thấp. Đây là các tính năng chỉ có ở bản FULL
– Cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho:
– Nút điều hướng
– Cập nhật phần thông tin doanh nghiệp
Trong bản FULL, bạn có thể tùy chỉnh phần thông tin doanh nghiệp: Địa chỉ, mã số thuế, điện thoại liên hệ, các chức danh: Giám đốc, Kế toán,… Đặc biệt là người dùng có thể cập nhật phần mô tả, giới thiệu về doanh nghiệp mình.
– Quản lý +5.000 mã hàng
Với bản FULL, bạn có thể quản lý không giới hạn số lượng mặt hàng. Với bản 1.2 trở xuống thì nên sử dụng để quản lý khoảng 200 mã hàng đổ lại. Còn với phiên bản 1.3 trở lên ta có thể quản lý tới hàng nghìn mã hàng. Công cụ lọc mã hàng thông minh sẽ giúp ta chọn được chính xác mặt hàng một cách nhanh chóng. Còn tính năng tối ưu tốc độ sẽ cho phép Phần mềm xử lý lượng giao dịch tới lên hàng chục nghìn dòng nhập xuất.
Tiêu biểu:
Phần mềm Quản lý bán hàng của chúng tôi đã được triển khai có một công ty may với gần 10.000 mã hàng. Và hiện tại họ vẫn đang tin dùng phần mềm bởi tính hiệu quả và đơn giản của Phần mềm mang lại.
– Ngăn chặn nhập trùng mã hàng khi thêm mới hàng hóa:
7.2. Phiên bản FULL thiết kế riêng.
Trong trường hợp Doanh nghiệp của bạn có những yêu cầu Quản lý kho đặc biệt, ví dụ như:
7.2.1. Quản lý theo số Serial/ IMEI
Cho phép người dùng biết hiện tại còn tồn các mặt hàng nào chi tiết từng lô, date là ngày nào… Đảm bảo người dùng có thể quản lý chặt chẽ hàng hóa, tránh trường hợp bị hỏng hoặc hàng mất chất lượng do quá hạn. Các doanh nghiệp sau thường cần tới tính năng này:
Kinh doanh thuốc
Rau quả
Thực phẩm chế biến sẵn
Hải sản đông lạnh, đóng gói
7.2.3. Hiển thị hình ảnh vật tư, hàng hóa
Một trong những tính năng nâng cao của phần mềm bán hàng, kho vật tư hàng hóa đó là Hiển thị hình ảnh vật tư hàng hóa. Một số doanh nghiệp kinh doanh vật tư hàng hóa đặc biệt cần phải kiểm tra hình ảnh để đảm bảo mã hàng đúng. Với tính năng hiển thị hình ảnh của chúng tôi bạn sẽ dễ dàng check được mã hàng với 2 bước đơn giản:
7.2.4. Các tính năng nâng cao khác bạn có thể tích hợp vào phần mềm kho, bán hàng
– Thêm chủng loại hàng hóa để xem báo cáo theo chủng loại – Qui đổi định lượng nguyên vật liệu sử dụng tương ứng lượng thành phẩm sản xuất. Sau đó theo dõi hàng tồn kho của cả nguyên vật liệu sử dụng và thành phẩm nhập xuất – Bạn cũng có thể quản lý tiền vào tiền ra – hay còn gọi là dòng tiền ngay trong ứng dụng quản lý bán hàng excel – Quan trọng không kém đó là quản lý công nợ khách hàng & nhà cung cấp
8. Sai lầm cần tránh khi chọn lựa công cụ quản lý kho bán hàng
Số 1 là: Chưa thực sự xác định được nhu cầu của bản thân
2 là: Đưa ra quá nhiều yêu cầu. Nhưng không xác định yêu cầu nào cần nhất …
…
8 là: Gần như chưa có kiến thức tài chính nhưng lại chọn lựa các phần mềm thiên về kế toán, hoặc quá nhiều tính năng quản trị.
Quản lý Nhập Xuất Tồn bằng excel đơn giản hơn nhiều so với việc dùng một phần mềm không chủ động.
Trườngpx – CEO Webkynang Việt Nam (SME Expert)