Hướng dẫn chi tiết xử lý hóa đơn viết sai chứng từ nhanh gọn, hiệu quả, có tính pháp lý cao. Cách hủy hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, biên bản thu hồi hóa đơn viết sai.
Hóa đơn viết sai là trường hợp dễ thấy và không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc của người làm hành chính nói chung và kế toán nói riêng. Có thể kể ra những lỗi sai hay thấy nhất của người làm chứng từ hóa đơn như ngày tháng, tiền hàng, địa chỉ, mã thuế, tên khách hàng,…Vậy làm sao để chỉnh sửa những lỗi sai này trong hóa đơn nhanh nhất, tất cả sẽ có trong bài viết ngay sau đây của chúng tôi.
I. Hóa đơn viết sai, nhưng chưa khai thuế
1.1 Trường hợp sai hóa đơn chưa xé khỏi sổ
Đây là trường hợp sai cơ bản nhất trong các trường hợp viết sai hóa đơn. Những lỗi sai hóa đơn trong tình huống này chẳng hạn như sai ngày tháng hóa đơn, sai tên sản phẩm giao dịch, sai mã số thuế, sai tên khách hàng, van phong dai dien, loại hình công ty…
Với tình huống này bạn chỉ việc gạch chéo hai đường trên hóa đơn và thay thế bằng hóa đơn mới, hay chính là xuất hóa đơn mới. Cách gạch chéo hóa đơn viết sai bạn có thể tham khảo ảnh bên dưới.
Ví dụ 1: Công ty dịch vụ Avtax xuất hóa đơn dịch vụ tư vấn và quản lý doanh nghiệp, tổng số tiền hàng là 500.000 đồng cho CÔNG TY TNHH ABC, nhưng kế toán lại viết nhầm các con số thành 800.000 đồng. Lỗi này thuộc vào trường hợp lỗi cơ bản, lỗi sai số tiền hàng nên bạn chỉ việc gạch chéo hóa đơn sai và xuất hóa đơn mới như hình.
1.2 Xử lý hóa đơn viết sai đã xé khỏi sổ nhưng chưa giao đến khách hàng
Cách xử lý trường hợp này ra sao? Ở đây chúng tôi không đề cập đến các lỗi sai nữa vì những lỗi sai này sẽ tương tự như phần trên.
Trước tiên gạch chéo hai nét trên hóa đơn sai.
Sau đó xuất mới tờ đơn viết sai.
Nên nhớ hóa đơn xuất mới này phải cùng ngày với tờ đã sai.
1.3 Trường hợp hóa đơn viết sai giao cho khách hàng rồi, tuy nhiên chưa kê khai
3 bước xử lý hóa đơn sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai như sau:
Trước tiên kế toán hay người làm hóa đơn cần lập biên bản để thu hồi lại hóa đơn đã giao cho khách hàng.
Cuối cùng, cũng giống như hai bước trên thì bạn cần xuất hóa đơn mới, ngày tháng ghi trong đây trùng với ngày phát hiện lỗi sai.
Ví dụ 3: Công ty TNHH dịch vụ tư vấn Avtax đã xuất hóa đơn giao hàng cho khách hàng ngày 22/8 trước đó rồi nhưng mãi đến ngày 25/8 nhân viên kế toán mới phát hiện lỗi sai. Lỗi sai ở đây là sai về mã số thuế. Công ty ngay lập tức sửa lại mã số thuế của khách hàng bằng 3 bước thực hiện.
Tiến hành làm biên bản thu hồi hóa đơn ngày 11/3.
Sau đó kế toán công ty Avtax đã kẹp toàn bộ giấy tờ bao gồm hóa đơn sai, biên bản thu hồi hóa đơn, trên hóa đơn sai gạch chéo hai đường và ghi chữ hủy tại đó.
Và cuối cùng kế toán xuất hóa đơn mới thay cho tờ cũ bị sai. Ngày trong hóa đơn mới này là ngày 14/3 trùng với ngày phát hiện sai sót.
II. Xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng và khách hàng đã kê khai thuế xong
Không như ở phần trên, đến phần này đều là những lỗi sai nghiêm trọng hơn rất nhiều. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiền hàng, tiền thuế cho mỗi doanh nghiệp.
2.1 Trường hợp hóa đơn sai ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế cho doanh nghiệp hiện tạ i
Khi phát hiện thấy sai sót lập tức làm biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Ghi rõ nội dung điều chỉnh trong biên bản, giả dụ như nội dung sai tiền hàng, sai thuế suất,…ghi rõ ngày tháng làm biên bản, đây sẽ là ngày trùng với ngày phát hiện sai sót.
Cuối cùng theo ngôn ngữ chuyên ngành trong kế toán thì bạn cần kê khai hóa đơn điều chỉnh ở kỳ hiện tại.
Ví dụ 4: Công ty TNHH dịch vụ tư vấn Avtax giao hóa đơn và đã được khách hàng kê khai từ ngày 10/08/2024. Tuy nhiên đến ngày 25/08 thì kế toán mới phát hiện ra lỗi sai ở tiền hàng. Số chính xác là 8.500.000 đồng nhưng trong hóa đơn sai ghi 8.000.000 đồng. Cách xử lý của công ty như sau:
Làm biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay ngày 25/08 để điều chỉnh số tiền tăng thêm 500.000 đồng. Tên biên bản công ty ghi rõ là BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SỐ 0002/BBĐCHĐ.
Công ty Avtax ghi rõ lý do điều chỉnh như sau: Lý do xuất sai hóa đơn cụ thể là 500.000 đồng tiền hàng nhưng lại xuất là 8.000.000 đồng.
Thêm nữa vào quý 3 nếu doanh thu của công ty Avtax là 100.000.000 đồng thì khi kê khai thuế quý 3 này công ty sẽ công thêm 500.000 đồng là giá trị điều chỉnh hàng hóa. Vậy thì có nghĩa tổng doanh thu hàng hóa quý 3 này được điều chỉnh tăng là 100.500.000 đồng.
Tương tự đối với người mua là công ty ABC, nếu tổng giá trị hàng hóa là 300.000.000 thì khi kê khai thuế quý 3 công ty sẽ công thêm 500.000 đồng (giá trị khi điều chỉnh hóa đơn). Vậy thì tổng số tiền hàng hóa sau mua của công ty ABC là 200.500.000 đồng.
2.2 Trường hợp hóa đơn sai sót không ảnh hưởng đến tiền hàng và thuế
Những nội dung không ảnh hưởng đến tiền hàng và hóa đơn chẳng hạn như địa chỉ công ty khách hàng, đơn đơn vị, ngày tháng lập hồ sơ, mã số thuế khách, mã ngành nghề…Cách xử lý trường hợp hóa đơn sai nay như sau:
Ngay khi được phát hiện sai kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay lập tức.
Trong hóa đơn ghi rõ nội dung điều chỉnh, ngày tháng trùng với ngày phát hiện sai sót.
Lưu ý với trường hợp này, bạn chỉ cần lưu giữ toàn bộ các giấy tờ bao gồm: biên bản điều chỉnh, hóa đơn sai sót, hóa đơn điều chỉnh cùng một tệp để chuẩn bị cho việc giải trình đơn giản sau này.
Ví dụ 5: Công ty TNHH dịch vụ tư vấn Avtax đã làm hóa đơn xuất cho khách hàng từ ngày 12/8/2024. Mẫu số hóa đơn là 01GTGT3/002, ký hiệu AP/17P, số hóa đơn 0000041. Địa chỉ bên công ty nhận hàng là 726 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, quận 3 thành phố Hồ Chí Minh, nhưng trong hóa đơn có ghi sai một chỗ địa chỉ biến thành 326 Nam Kỳ Khởi Nghĩa. Ngay khi phát hiện sai sót ngày 29/8, công ty đã tiến hành xử lý như sau.
Thực hiện lập biên bản điều chỉnh sửa sai về địa chỉ công ty, tên biên bản ghi rõ BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SỐ 0004/BBĐCHĐ
Lý do điều chỉnh như sau: địa chỉ công ty chính thức là 726 Nam Kỳ Khởi Nghĩa nhưng lại ghi sai số thành 326. Cả hai bên người mua cũng như người bán đã thống nhất và lam biên bản điều chỉnh.