EAN Viêt Nam hay GS1- Viet Nam (Từ 1/1/2005 EAN-Vietnam đổi tên thành GS1-Vietnam) là tổ chức quản lý mã vạch mã số ở Việt Nam và cũng là thành viên đại diện cho Việt nam trong tổ chức mã vạch quốc tế. Mã số doanh nghiệp được cấp bởi EAN Việt Nam và được EAN thế giới công nhận, mã doanh nghiệp sẽ được lưu vào ngân hàng mã số mã vạch thế giới. Do đó mặt hàng của bạn dù ở đâu cũng có thể kiểm tra được xuất xứ thông qua hệ thống mã vạch mã số.
Mã số mã vạch có cấu tạo gồm những phần sau theo thứ tự từ trái sang phải:
+ Mã quốc gia (hai hoặc ba số đầu) + Mã doanh nghiệp (từ 4 đến 6 số tiếp theo)+ Mã mặt hàng (có thể từ 3 đến 5 số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp) + số kiểm tra.
+ Mã số quốc gia của Việt Nam là 893, mã số doanh nghiệp thì do EAN-Viet Nam cấp cho các doanh nghiệp của Việt Nam và được lưu trong ngân hàng mã số mã vạch thế giới.
Vậy để có được mã số mã vạch cho sản phẩm doanh nghiệp cần phải ra nhập tổ chức mã số mã vạch Việt Nam (GS1-Viet Nam) và xin cấp mã doanh nghiệp. Trước khi đăng ký mã số mã vạch bạn phải lập được bảng danh sách các mặt hàng của mình, hiểu rõ được phân loại mặt hàng, số lượng mặt hàng từ đó sẽ có mã doanh nghiệp được cấp theo đúng chủng loại và số lượng các mặt hàng mà doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch.
I. Đối với các doanh nghiệp đăng ký MSMV cho các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với chức năng đã nêu trong giấy phép đăng ký kinh doanh:
* Lưu ý: Các doanh nghiệp chỉ có chức năng thương mại cần phải bổ sung thêm 01 biên bản thỏa thuận với nhà sản xuất (trong nước hoặc ngoài nước) phù hợp với chức năng trong giấy phép kinh doanh. Các doanh nghiệp trên giấy phép kinh doanh không có loại hình sản xuất và phải sản xuất gia công ở đơn vị khác cần phải bổ sung hợp đồng gia công (bản công chứng) và giấy đăng ký thương hiệu độc quyền (do Cục Sở Hữu Trí Tuệ cấp) khi nhãn hiệu trên sản phẩm mang thương hiệu của chính doanh nghiệp đó.
II. Đối với các doanh nghiệp đăng ký cho mặt hàng sách, báo, tạp chí:
Thủ tục đăng ký như muc I và kèm theo hợp đồng liên kết xuất bản của từng đầu sách, báo hoặc tạp chí. Lưu ý: Khi nộp hồ sơ, đối với doanh nghiệp phải có giấy giới thiệu; đối với đơn vị làm dịch vụ phải có giấy ủy quyền của doanh nghiệp cần đăng ký MSMV có chữ ký và đóng dấu của 02 bên kèm theo và chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ.
III. Các thủ tục cần làm để được cấp giấy phép sử dụng mã nước ngoài:
1. Giấy ủy quyền của công ty mẹ (bản công chứng) cho phép công ty trong nước sử dụng mã doanh nghiệp của công ty mẹ và nêu rõ cho phép sử dụng từ số nào đến số nào. 2. Công văn đề nghị sử dụng mã nước ngoài. 3. Bản đăng ký sử dụng mã số của doanh nghiệp nước ngoài trên sản phẩm.
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký mã số mã vạch. Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, trong vòng 5 ngày làm việc doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số mã vạch tạm thời, và trong vòng 1 tháng sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch
Phí đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì
Mức thu phí cấp mã số mã vạch được áp dụng dựa trên Thông tư số 232/2024/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2024 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí cấp mã số mã vạch và quy định cụ thể như sau:
– Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch
+ Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 : 1.000.000 + Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN): 300.000 + Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) :300.000
– Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài + Hồ sơ có không quá 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ + Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã
Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)
+ Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm) 500.000 + Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm) 800.000 + Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm) : 1.500.000 + Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm):2.000.000 + Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) : 200.000 + Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8:) 200.000
Phí duy trì của những mã số doanh nghiệp được cấp sau ngày 30/6 hàng năm sẽ được tính bằng ½ số phí duy trì mã số mã vạch của năm đó. Khi doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng MSMV, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục xin ngừng sử dụng MSMV, khi đó doanh nghiệp sẽ không cần nộp phí duy trì mã số mã vạch nữa.
Tạo mã vạch online trực tuyến- hướng dẫn cách tạo cụ thể mã vạch online
Tạo trên trang của GS1: Sau khi doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch với GS1 việt nam, doanh nghiệp sẽ được GS1 cấp một mã GLN, mã doanh nghiệp và tài khoản để tạo mã trên trang của Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam. Mã GLN, mã DN và tài khoản sẽ có dạng:
+ Mã GLN: 893xxxxxx0004 + Mã DN: 893xxxxxx + Tên truy cập: gs_893xxxxxx + Mật khẩu: xxxxxx
Sau khi có tài khoản doanh nghiệp có thể tạo mã vạch sản phẩm trực tuyến như sau: + Bước 1: Truy cập vào trang web của Viện tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam theo đường link: http://vnpc.gs1.org.vn + Bước 2: Đăng nhập (Ví dụ Tài khoản truy cập: gs_893xxxxxx và Mật khẩu: xxxxxx) + Bước 3: Nhập mã doanh nghiệp 893xxxxxx, ấn tiếp tục + Bước 4: Tạo mã số cho sản phẩm. Chọn mục quản lý sản phẩm, chọn sản phẩm,chọn tạo mới và kê khai thông tin sản phẩm để lấy mã cho sản phẩm.
Tạo mã vạch trực tuyến trên trang TEC-IT.
+ Bước 1: Truy cập https://barcode.tec-it.com/vi + Bước 2: Chọn loại mã vạch cho sản phẩm Bên phía trái của màn hình bạn có thể nhìn thấy các định dạng loại mã vạch cho sản phẩm. bạn chọn loại mã vạch mà bạn cần, sau khi nhấp chuột vào đó bạn có thể thấy các biến dạng của nó, ví dụ như khi bạn chọn EAN / UPC bạn sẽ thấy các biến thể EAN 13, EAN 8, UPC A, UPC E…bạn chọn các biến thể nào thì nhấp chuột vào biến thể đó + Bước 3. Nhập mã số Trong hộp văn bản lớn ở bên phải danh sách các loại mã vạch, xóa văn bản xuất hiện sau khi chọn loại mã vạch, nhập tiền tố của doanh nghiệp và số sản phẩm của doanh nghiệp, ấn vào refresh để tạo mã vạch + Bước 4. Tải xuống mã vạch đã tạo Nhấp vào nút tải xuống . Nó nằm ở phía bên phải của trang. Mã vạch sẽ được tải xuống vị trí “Tải xuống” mặc định của máy tính; một khi đã hoàn tất tải xuống, bạn sẽ có thể in ra và đặt nó vào sản phẩm thích hợp.
Trình tạo mã trực tuyến EasierSoft
+ Bạn truy cập vào trang web http://www.barcodegenerator.online/ + Trang web này cho phép bạn tạo nhiều mã vạch cùng một lúc + Nhập dữ liệu các mã vạch vào bảng + Chọn loại mã vạch + Sau đó ấn vào nút “tạo mã vạch”, nhiều mã vạch sẽ được tạo ra và bạn đã tạo được mã vạch cho sản phẩm . Việc tiếp theo là bổ sung thông tin sản phẩm cho từng mã vạch này.*Chú ý: Các trang web sử dụng tiếng anh bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ sang tiếng việt để thực hiện các bước một cách dễ dàng hơn