Lượng hàng xuất nhập tồn hằng ngày là yếu tố mà bất kỳ chủ doanh nghiệp đơn vị nào cũng muốn nắm rõ để đều chỉnh sự vận hành bên trong công ty. Việc quản lý kho vật tư bằng Excel là một trong những phương pháp quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho được nhiều chủ công ty áp dụng. Vậy làm sao để tạo được File quản lý đó thì hãy cùng Blog ATP Academy tìm hiểu theo hướng dẫn tạo file xuất nhập tồn bằng excel dưới đây nhé.
Excel là gì?
Nếu như bạn là một nhân viên kế toán hay một người thường xuyên phải làm việc với các số liệu thì chắc hẳn Excel không còn là một cái tên xa lạ.
Excel hay Microsoft Excel là một chương trình nằm trong bộ công cụ văn phòng của doanh nghiệp phần mềm nổi tiếng Microsoft. Bộ công cụ này gồm có các trình biên soạn văn bản, hỗ trợ thuyết trình và bảng tính Excel.
Excel là công cụ giúp tạo các bảng tính, được tích hợp các tính năng nhằm giúp người dùng tính toán nhanh các phép tính với hàng trăm, hàng ngàn số liệu và độ chuẩn xác đạt mức tuyệt đối.
Vào thời điểm hiện tại, Excel đã trở thành một công cụ văn phòng không thể thiếu của toàn bộ các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp và công ty, Excel mang đến những lợi ích to lớn, giúp tiết kiệm thời gian rất hiệu quả.
Trong lĩnh vực tài chính, kế toán
Trong các bộ phận tài chính và kế toán của bất kỳ một công ty, luôn luôn hiển thị các bảng tính Excel, mục đích là tính toán các số liệu thu, chi, tài chính, ngân sách, hàng xuất, hàng tồn và các dự đoán về dòng tiền nói chung, hỗ trợ phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh.
Ngoài các phép tính cộng, trừ, nhân, chia, Excel còn hỗ trợ người sử dụng thực hiện các tác vụ nâng cao như hàm If, hàm VLOOKUP, HLOOKUP,… Chính vì thế mà chương trình này trở thành một trong các công cụ đắc lực nhất của bộ phận tài chính, kế toán tại các doanh nghiệp hay công ty.
Trong lĩnh vực marketing
Ngoài tài chính, kế toán thường xuyên phải làm việc với các con số thì phòng marketing cũng là nơi cần dùng đến công cụ Excel trong một đơn vị.
Với tác vụ Pivottable, những nhân viên làm việc trong lĩnh vực marketing và quản lý sản phẩm có thể dễ dàng tóm tắt những dữ liệu của khách hàng và các báo cáo doanh thu được phân loại theo từng tiêu chí. Thông qua đó, việc lập các kế hoạch marketing, tiếp thị sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, chỉ với vài thao tác trên chương trình Excel.
Trong lĩnh vực nhân sự
Quản lý thông của nhân viên cũng là một trong những tính năng nổi bật của Excel. Excel cho phép phòng nhân sự lưu giữ thông tin cá nhân của từng nhân sự, phân tích các xu hướng, tóm tắt những khoản chi phí và phân bổ nhân sự thích hợp theo chuyên môn và mức lương phải trả.
Có thể nói rằng hầu hết các lĩnh vực trong bán hàng đều phải sử dụng đến chương trình Excel để dễ dàng hóa nghiệp vụ của mình. Thông qua đó, những hướng dẫn tạo file xuất nhập tồn bằng Excel là yếu tố rất quan trọng mà những nhân sự văn phòng cần lưu ý.
Các bước tạo file xuất nhập tồn bằng Excel đơn giản
Bước 1: Tạo một sheets thông tin doanh nghiệp
Đặt công thức name box từ ngày với tên: ngay1
Đặt công thức name box đến ngày với tên: ngay2
Bước 2: Tạo sheets nhập xuất lập công thức mãng
– Hằng ngày khi phát sinh nhập xuất bạn đều nhập vào sheet này – Sử dụng hàm và “&” để nối tên thông tin công ty và địa chỉ, mã số thuế: làm công thức tại A1 sau đấy kéo copy công thức xuống là bạn có kết quả cần làm
– Tại cột số phiếu đặt công thức mãng tại namebox là : SOPHIEU – Để tạo phiếu nhập, xuất sau này – Muốn lấy không giới hạn ô hãy chọn: Ctrl + shift+Mũi tên đi xuống
– Tại cột số lượng nhập ctrl + shift+Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLN
– Tại cột số lượng xuất Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLX
– Tại cột thành tiền nhập Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTN
– Tại cột thành tiền Xuất Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTX
Cách sử dụng hàm SUMIF trong báo cáo xuất nhập tồn
Khi phân tích yêu báo cáo, chúng ta sẽ thấy:
Từ phiên bản office 2007 trở lên, excel cung cấp cho chúng ta 1 công cụ rất mạnh trong việc tính toán dữ liệu với nhiều điều kiện, đó là hàm SUMIFS
Cấu trúc hàm này như sau:
=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…)
sum_range : Vùng tính tổng / Vùng chứa mục đích cần tính
criteria_range1 : Vùng chứa điều kiện thứ nhất
criteria1 : Điều kiện thứ 1 (nằm trong vùng điều kiện thứ 1)
criteria_rang2 : Vùng chứa điều kiện thứ hai (có thể có hoặc không)
criteria2 : Điều kiện thứ 2 (nằm trong vùng điều kiện thứ hai, có thể có hoặc không. Nếu như có Criteria_range2 thì buộc cần có Criteria2)
Phân tích cách sử dụng hàm
Ta gọi tên các vùng trong bảng cần tính (A2:G22) như sau: (chức năng đặt tên: Formulas/Name Manager/Define Name – việc này giúp cho việc phân tích công thức dễ hiểu hơn)
Ở đây có 1 khái niệm là “Kỳ”. Đây chính là thuật ngữ kế toán, có hàm ý chỉ 1 khoảng thời gian xác định, có điểm đầu kỳ và điểm cuối kỳ.
Đầu kỳ: Lớn hơn hoặc bằng Từ ngày (Ô J3 trong hình bên trên)
Cuối kỳ: Nhỏ hơn hoặc bằng Đến ngày (Ô J4 trong hình bên trên)
Trong kỳ: Khoảng thời gian từ J3 đến J4. Đây được gọi là 1 kỳ.
Tổng nhập trong kỳ
Lưu ý: Cùng là điều kiện ngày, nhưng có 2 thông tin nên phải tách ra thành 2 điều kiện. Không được ghép làm 1 sẽ không đúng
Tổng xuất trong kỳ
Tồn đầu kỳ
Tồn đầu kỳ được hiểu là: Tổng nhập cho tới trước kỳ này (trước thời điểm đầu kỳ) – Tổng xuất cho tới trước kỳ này (trước thời điểm đầu kỳ)
Tổng nhập đầu kỳ =SUMIFS(Cot_Nhap,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)
Tổng xuất đầu kỳ =SUMIFS(Cot_Xuat,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$32)
Tồn đầu kỳ = SUMIFS(Cot_Nhap,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)-SUMIFS(Cot_Xuat,Cot_MaHang,$C$33,Cot_Ngay,”<“&$C$31)
Tồn cuối kỳ
Tồn cuối kỳ được hiểu là: Tồn đầu kỳ + Tổng nhập trong kỳ – Tổng xuất trong kỳ
Ở đây ta đã tính được cụ thể cả 3 chỉ tiêu trên, do đó chỉ cần lấy các vị trí ô chứa kết quả thực hiện phép tính là được.
Nhận xét hàm Sumif
Sumifs là 1 công thức hay, mãnh mẽ, dễ dàng sử dụng. Áp dụng được trong rất nhiều trường hợp. Thậm chí có thể thay thế hoàn toàn cho hàm sumif.
Chú ý là SUMIFS chỉ dùng được trên phiên bản office 2007 trở lên.
Trong công việc quản lý kho hàng, đôi khi hàm này còn được sử dụng thay thế cho hàm đếm (countif / countifs)
Hàm này thường xuyên dùng để tính tổng Nhập / Xuất / Tồn trong hầu hết các trường hợp.
Hàm tương đương: SUMPRODUCT. Tuy nhiên so về tốc độ và cách sử dụng thì SUMIFS có nhiều lợi thế hơn.
Hotline: 0708777767
Zalo: 0708777767
Facebook: https://www.facebook.com/MinhLeATP/
Hẹn gặp lại các bạn trong bài viết tới nha.