Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.
Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)
Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốn
Nếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác – nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.
Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:
Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.
Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.
Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.
Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.
Thế còn về bắt nạt?
Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.
Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. chúng tôi định nghĩa đe doạ trên mạng là:
“Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục”.
Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:
Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.
Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.
Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ – chúng tôi
Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thể
Bạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.
1. Chặn thư email
Bước 1. Chọn thư sẽ được chặn
Từ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:
Bạn có thể chặn thư email từ một người gửi cụ thể trong Outlook.
Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:
Để chặn thư trong Outlook, hãy phân loại một trong các thư đó dưới dạng Thư rác rồi sau đó chặn người gửi.
Bước 2. Chọn tùy chọn Block Sender
Chọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:
Thư bị chặn sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục Junk Email của bạn.
Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.
Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.
Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.
2. Bỏ chặn thư email
Sau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:
Bước 1. Chọn tùy chọn Junk Option
Nhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:
Lựa chọn Junk E-mail Options sẽ mở hộp thoại Junk Email options.
Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:
Chọn tab Blocked Senders từ hộp thoại Junk Email Options.
Bước 2. Bỏ chặn người gửi đó
Nhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:
Nhấp vào địa chỉ email mà bạn muốn xóa khỏi danh sách.
Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.
Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.
Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)
Thông thường, các email “không mong muốn” mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.
Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.
Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)
Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:
Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc Rules
Bạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:
Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:
Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửi
Bạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.
Bước 1. Mở trình Rules Wizard
Đảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:
Đảm bảo bạn có một thư mục để lọc thư của mình vào đó.
Bạn có thể truy cập Rules Wizard từ hộp thoại Rules and Alerts.
Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a Folder
Có một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.
Cách dễ nhất để thiết lập quy tắc tự động lọc trong Outlook là sử dụng mẫu.
Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:
Sử dụng màn hình tiếp theo của Rules Wizard để xác định các điều kiện cho quy tắc tự động lọc mới của bạn.
Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọc
Chọn (các) địa chỉ email mà bạn muốn áp dụng quy tắc tự động lọc.
Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn
Trong màn hình Rules Wizard này, cho Outlook biết những hành động cần thực hiện.
Bước 4. Chọn thư mục cho Autofilter
Chọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:
Chọn thư mục mà bạn muốn tự động lọc những lá thư của mình.
Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.
Bước 5. Áp dụng quy tắc Autofilter
Để hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:
Kích hoạt quy tắc Autofilter mà bạn vừa thiết lập và hoàn tất.
Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.
Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilte r để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.
Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khác
Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.