Là một chủ doanh nghiệp, bạn cần theo dõi các liên hệ của mình. Mất đi các thông tin liên hệ có thể có nghĩa là mất đi một cơ hội để làm kinh doanh Bạn không thể tiếp cận với một khách hàng tiềm năng nếu bạn không biết làm thế nào để liên hệ với họ. Với Microsoft Outlook, danh sách liên hệ của bạn gần như là email của bạn với danh sách các liên hệ trong Outlook.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học tất cả những điều cơ bản bao gồm cách thêm các liên hệ vào Outlook và cách tạo một nhóm liên hệ trong Outlook. Chúng ta cũng sẽ kiểm tra một số các tính năng nâng cao như cách chia sẻ nhóm liên hệ trong Outlook. Hãy bắt đầu nào.
Tại sao các liên hệ trong Microsoft Outlook lại quan trọng
Một liên hệ trong MS Outlook là một người hoặc một doanh nghiệp mà bạn thường xuyên liên hệ. Đối với các liên hệ thường xuyên, Outlook cho phép bạn giữ nhiều sổ địa chỉ trực tuyến ngay bên trong email của bạn.
Mỗi mục nhập trong sổ địa chỉ email của bạn được gọi là một liên hệ. Là một người làm nghề kinh doanh, hoặc chỉ là một người nào đó thường sử dụng email, thì việc có các sổ địa chỉ trực tuyến thì thật thuận tiện. Nó cũng có nghĩa là bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mất đi thông tin liên hệ một lần nào nữa
Để tìm sổ địa chỉ Outlook của bạn, nhấp vào biểu tượng Address Book (trông như là một cuốn sách mở) ở bên phải tab Home. Hộp thoại Address Book: Contacts hiển thị với một số thông tin cơ bản về mỗi liên hệ:
Sổ địa chỉ mặc định của bạn là Contacts – [Địa chỉ email của bạn], nhưng bạn có thể tạo thêm các sổ địa chỉ nếu cần.
Để xem thông tin chi tiết hơn về liên hệ đó, nhấp đúp vào tên của họ để mở thẻ liên hệ:
Một thẻ liên hệ của MS Outlook có chứa các thông tin liên hệ chi tiết.
Như bạn thấy, thẻ liên hệ của bạn có nhiều thông tin khác ngoài địa chỉ email của liên hệ của bạn. Ngoài khả năng lưu trữ lên đến ba địa chỉ email cho mỗi liên hệ, còn có các trường để bạn nhập các thông tin sau:
Chức vụ
Địa chỉ trang web
Địa chỉ IM
Số điện thoại (Văn phòng, nhà, số Fax, di động, và rất nhiều nữa)
Các địa chỉ (lên đến ba địa chỉ thực cho mỗi liên hệ)
Sổ địa chỉ của Outlook không chỉ cho phép bạn sắp xếp và tìm kiếm thông tin liên hệ nhanh chóng, mà bạn còn có thể sử dụng nó để gửi đi các email theo nhóm bằng các nhóm liên hệ. TÌm hiểu thêm về Microsoft Outlook trong những hướng dẫn này:
Tìm hiểu những lời khuyên và chiến lược hữu ích về sắp xếp email
Bây giờ chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về các liên hệ và nhóm liên hệ trong MS Outlook:
1. Cách tạo các liên hệ mới trong MS Outlook
từ bên trong sổ địa chỉ
từ bên trong email
Để bắt đầu, mở sổ liên hệ trong MS Outlook và nhấp chuột phải vào bất cứ vị trí nào trong sổ địa chỉ. Một menu bật mở sẽ xuất hiện:
Chọn New Contact và nhấp vào OK. Bạn sẽ thấy một Contact Card rỗng:
Thẻ liên hệ này cho phép bạn lưu trữ nhiều thông tin khác nhau của mỗi liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn.
Nếu bạn thấy một mũi tên hướng xuống ngay phía bên phải của ô điền, bạn có thể nhấp chuột vào nó và thêm vào các thông tin bổ sung. Trong ví dụ bên dưới, có ba loại địa chỉ mà bạn có thể thêm vào một thẻ liên hệ:
Bạn có thể lưu trữ nhiều hơn một địa chỉ thực cho mỗi liên hệ.
Khi bạn đã hoàn thành việc nhập thông tin liên hệ, chọn Save & New để lưu lại liên hệ đó và tiếp tục thêm các liên hệ vào sổ địa chỉ của bạn. Hoặc chọn Save & Delete để trở lại hộp thoại Address Book: Contacts.
Bước 2: Thêm các liên hệ vào Outlook từ một Email
Khi bạn nhận một email từ một liên hệ mới và bạn muốn lưu thông tin của họ vào sổ liên hệ MS Outlook, rất dễ dàng để làm việc này. Bắt đầu với email chứa các thông tin liên hệ đó được mở ra:
Bạn có thể lưu thông tin liên hệ tử các email mà bạn nhận được trong Outlook.
Nếu bạn đã có hình ảnh, bạn có thể thêm hình ảnh đó hoặc biểu tượng vào một thẻ liên hệ. Bắt đầu bằng cách mở thẻ liên hệ của người mà bạn muốn thêm hình ảnh vào. Nhấp vào biểu tượng Add Contact Picture ở bên phải tên của người đó. Một cửa sổ trình duyệt mở ra:
Bạn có thể thêm một hình ảnh vào liên hệ MS Outlook của bạn
Điều hướng tới tệp chứa hình ảnh mà bạn muốn thêm vài. Nhấp vào hình muốn chọn và nhấn OK. Hình ảnh mà bạn đã chọn bây giờ đã xuất hiện trên thẻ liên hệ:
Bạn có thể thêm ảnh hoặc hình đồ họa vào một thẻ liên hệ trong MS Outlook.
Bước 4: Cách xóa liên hệ
Đôi khi, bạn có thể muốn xóa đi một số liên hệ. Thông tin đó có thể không chính xác, hoặc bạn không còn cần nó nữa.
May mắn thay, bạn có thể dễ dàng xóa một liên hệ trong Outlook. Bắt đầu bằng cách mở hộp thoại Address Book: Contacts. Nhấp vào tên liên hệ bạn muốn xóa để chọn nó. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trong hộp thoại đó. Menu bật mở hiển thị:
Chọn tùy chọn Delete. Hệ thống sẽ nhắc bạn xác nhận rằng bạn thực sự muốn xóa liên hệ đó:
Nhấp vào Yes và liên hệ đó sẽ bị xóa khỏi sổ địa chỉ MS Outlook của bạn.
3. Xây dựng một nhóm liên hệ
(Lưu ý: Tính năng này được gọi là Distribution List trong một số phiên bản cũ của Outlook).
Nhấp vào New Contact Group trong thanh Ribbon. Một cửa sổ Contact Group trống sẽ xuất hiện:
Sử dụng cửa sổ Contact Group để tạo một nhóm liên lạc mới.
Nhập tên của nhóm liên hệ mà bạn muốn tạo trong trường Name. Bây giờ bạn đã tạo được một nhóm liên hệ mới, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm liên hệ.
Bước 2. Cách thêm các liên hệ vào một Nhóm Liên hệ trong Outlook
Để thêm các thành viên vào nhóm liên hệ trong Outlook, hãy chọn giữa các liên hệ trong Outlook, sổ địa chỉ của bạn hoặc một liên hệ email mới.
Nếu bạn chọn tùy chọn From Outlook Contacts hoặc From Address Book từ trình đơn bật mở, cửa sổ Select Members: Contacts sẽ hiển thị. Bạn có thể chọn một tên liên hệ từ đó.
Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tùy chọn New E-mail Contact. Thay vì nhận được thẻ liên lạc đầy đủ, thì hộp thoại Add New Member sẽ xuất hiện:
Sử dụng hộp thoại Add New Member để thêm các thành viên vào nhóm liên hệ Outlook của bạn.
Khi bạn đã nhập vào thông tin của mình, hãy nhấp vào OK. Địa chỉ liên hệ đó bây giờ đã được thêm vào nhóm liên hệ của bạn. Tiếp tục thêm số lượng các địa chỉ liên hệ vào nhóm theo nhu cầu của bạn.
Khi bạn đã hoàn thành công việc thêm thành viên vào nhóm liên hệ mới của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Save & Close ở phía trên bên trái của cửa sổ Contact Group.
Bước 3: Cách sử dụng nhóm liên hệ
Bước 4: Đặt lại tên nhóm liên hệ
Sử dụng tùy chọn People trên menu bật mở Navigation để mở cửa sổ Contacts.
Cử sổ Contact sẽ xuất hiện:
Bạn có thể đặt lại tên cho nhóm liên hệ đang có.
Các danh sách email có khuynh hướng lỏng lẻo. Các thành viên nhóm thay đổi theo thời gian. Email Outlook có thể giúp bạn theo kịp sự thay đổi này.
Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng thay đổi các thành viên nhóm liên hệ từ cửa sổ Contact Group . Bạn có thể chỉ định những liên hệ mới vào nhóm liên hệ hoặc thậm chí là xóa các thành viên nhóm hiện tại. Bắt đầu với cửa sổ Contact Group đang mở:
Bạn có thể thay đổi các thành viên liên hệ trong một nhóm liên hệ hiện tại.
Để xóa một nhóm liên hệ từ email MS Outlook của bạn, hãy bắt đầu với cửa sổ Contacts được mở ra. Các nhóm liên hệ của bạn xuất hiện ở đầu danh sách đó.
Nhấp vào nhóm liên hệ mà bạn muốn xóa để chọn nó. Nhấp vào biểu tượn g Delete (nó trông như dấu X) trên thanh Ribbon. Nhóm liên hệ đó của bạn đã được xóa.
4. Chia sẻ Thông tin Liên hệ và Nhóm Liên hệ
OneNote là một ứng dụng ghi chú, là một phần của Microsoft Office. Để tìm hiểu thêm về OneNote, hãy xem lại hướng dẫn này:
Bắt đầu bằng cửa sổ Contacts được mở ra. Nhấp vào một liên hệ để chọn chúng, sau đó nhấp vào biểu tượng OneNote trên thanh Ribbon. Hộp thoại Select Location in OneNote xuất hiện:
Bạn có thể chia sẻ thông tin liên hệ của Outlook với Microsoft OneNote.
Mở rộng tùy chọn My Notebook và chọn một sổ ghi chú OneNote nơi bạn muốn lưu trữ các thông tin liên lạc. Nhấp vào OK. Thông tin của bạn đã được thêm vào OneNote trong sổ ghi chú mà bạn đã chọn:
Thông tin liên hệ của Microsoft Outlook đã được chia sẻ với OneNote.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chia sẻ thông tin thẻ liên hệ của Outlook với OneNote.
Nếu ai đó cần thông tin liên hệ của bạn hoặc thậm chí cả nhóm liên hệ của bạn, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ thông tin đó với họ qua email của Outlook.
Bắt đầu bằng cửa sổ Contacts được mở. Nhấp vào mục Outlook mà bạn muốn chia sẻ để chọn nó. Mục này có thể là một nhóm liên hệ hoặc một liên hệ cá nhân. Trong ví dụ này, tôi đang giải thích cách chia sẻ một nhóm liên hệ trong Outlook.
Nhấp vào Forward Contact trên thanh Ribbon để mở menu bật mở:
Bạn có thể chuyển tiếp liên hệ của Outlook hoặc thông tin nhóm liên hệ với với người khác.
Lưu ý: Các nhóm liên hệ chỉ có thể được chuyển tiếp dưới dạng một liên hệ của Outlook. Các liên hệ cá nhân có thể được chuyển tiếp dưới dạng liên hệ của Outlook hoặc danh thiếp.
Thông tin nhóm liên hệ của Outlook mà bạn đang chia sẻ được đính kèm trong email đó.
Những cách thực hành để sử dụng các nhóm liên hệ của bạn
Thông báo dự án. Nếu bạn cần gửi cùng một thông tin cho tất cả các thành viên trong nhóm dự án của bạn, các nhóm liên hệ là một công cụ tuyệt vời. Đảm bảo được tất cả mọi người trong nhóm của bạn nhận được thông tin giống nhau.
Các cuộc họp. Mặc dù có nhiều cách khác để gửi các thông báo họp, gửi qua email qua một nhóm liên hệ cho phép bạn thêm các tài liệu đính kèm và các chi tiết khác.
Thông báo. Nếu doanh nghiệp của bạn có thông báo trên toàn công ty hoặc thậm chí là các thông báo cho toàn bộ các phòng ban, thì email nhóm được gửi bằng cách sử dụng một danh sách liên hệ có thể giúp bạn lan truyền.
Thông báo và cảnh báo. Nếu bạn cần cảnh báo cho một nhóm khách hàng về việc nâng cấp phần mềm hoặc các thay đổi khác của hệ thống, một danh sách liên hệ có thể đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ tiếp đến những người thích hợp.
Sự kiện xã hội. Các nhóm liên hệ cũng là một công cụ tuyệt vời để tổ chức các sự kiện xã hội như các bữa tiệc, tập hợp nhóm, các sự kiện thể thao và những sự kiện xã hội khác.
Sắp xếp email của bạn bằng cách quản lý hộp thư đến tốt hơn
Bạn ít có khả năng có một hộp thư MS Outlook lộn xộn nếu bạn đang thực hiện tốt về quản lý email. Tìm hiểu cách làm giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến của bạn qua quyển ebook miễn phí của chúng tôi:
Kết thúc