Đã qua rồi cái thời chúng ta luôn phải viết lịch trình làm việc ra những cuốn sổ tay, viết lịch làm việc, các cuộc họp lên bảng thông báo công ty. Giờ đây, trong thời đại số, chúng ta có thể thay thế những quyển sổ viết tay và chiếc bảng cồng kềnh chỉ bằng ứng dụng Google Calendar – đơn giản, thông minh, tiện lợi, chuyên nghiệp. Calendar có thể giúp bạn:
Lên lịch làm việc
Thêm lời nhắc
Chia sẻ và kiểm tra
Tạo lịch cho nhóm
Tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức
Trong bài viết này chúng tôi xin được gửi tới các bạn cách sử dụng Calendar chi tiết nhất, hiệu quả nhất. Bắt đầu nào.
1.Lên lịch làm việc trên Calendar
Trước tiên bạn cần tạo một sự kiện bằng cách: Vào trình duyệt Calendar, ấn vào Create bên trái màn hình
Đặt tên cho sự kiện:
Sau khi ấn vào
Create
, Calendar sẽ đưa bạn đến một giao diện mới, bạn có thể đặt tên cho sự kiện ở thanh trên cùng của giao diện (Tên mặc định của sự kiện này là “
Untitled event”
)
Để cài đặt thời gian:
Bạn điều chỉnh ngày giờ ngay trên ô
Date & Time
nằm ngay dưới tên của sự kiện, tích vào
All day
nếu sự kiện diễn ra cả ngày hoặc
Repeat
nếu sự kiện lặp đi lặp lại
Để mời khách đến tham gia sự kiện:
Bạn nhìn bên phải màn hình, ấn vào phần
Guests,
đánh địa chỉ email của người được mời vào ô bên dưới (phần
Add guests
)
.
Ở bên dưới có ba lựa chọn về quyền tham gia của khách mời, bao gồm:
modify event
(chỉnh sửa, thay đổi sự kiện),
invite others
(mời thêm những người khác) và
see guest list
( xem được danh sách người tham gia sự kiện)
Để đặt phòng họp
: Ngay bên cạnh phần
Guests
, bạn ấn vào
Rooms
. Trong danh sách các phòng họp của công ty, các phòng được hiển thị bằng màu xanh lá là chưa được sử dụng, còn màu đỏ là đã được người khác đặt. Để thuận tiện hơn trong việc đặt phòng, lựa chọn
Show only available
sẽ chỉ hiển thị những phòng còn trống
,
hoặc
bạn có thể đánh trực tiếp tên phòng cần sử dụng trong phần
Search rooms.
Để
lưu và cập nhật sự kiện
: Sau khi bạn ấn
Save
để lưu sự kiện, một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra với nội dung
Send invitations?
(Bạn có muốn gửi thư mời qua email hay không?).
Để gửi email thông báo bạn chọn
Send
, nếu không bạn có thể chọn
Don’t Send.
Khi có sự thay đổi về bất cứ thứ gì, bạn chỉ cần tích lại vào sự kiện, chọn
Edit Event
và cập nhật lại thông tin cần thay đổi
Restore selected events nếu muốn phục hồi lại sự kiện
Delete forever nếu muốn xóa sự kiện này vĩnh viễn. Có một lưu ý là những sự kiện bị xóa sau khi nằm trong mục Trash 30 ngày sẽ bị xóa vĩnh viễn
2. Thêm lời nhắc sự kiện
Nếu bạn có quá nhiều sự kiện và công việc, bạn có thể cài đặt Calendar gửi email nhắc nhở về lịch cá nhân, bạn cũng có thể gửi thông báo về sự kiện để nhắc khách mời của mình.
Đối với thông báo sự kiện, bạn có thể vào phần Settings, chọn tab Calendar, chọn Edit notifications, lựa chọn cách thức thông báo và ấn Save.
Để thêm, sửa hoặc xóa thông báo
: bạn có thể vào sự kiện, chọn
Edit event
hoặc
More detail
. Trong phần
Notifications
bạn có thể sửa, thêm hoặc xóa thông báo nếu bạn muốn.
Để thêm lời nhắc cá nhân:
Bạn có thể chọn
Reminder
, thêm lời nhắc của bạn, cài đặt thông báo và ấn
Create.
Để sửa lời nhắc cá nhân, bạn có thể tích luôn vào lời nhắc, ấn vào
Edit
, cập nhật lại thông tin và ấn
Save changes.
Khi đã hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể ấn vào sự kiện đó, chọn
Mark as done
hoặc
Delete
để xóa.
Để chia sẻ lịch của bản thân hoặc kiểm tra lịch trống của người khác để tạo cuộc họp bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
Để xem lịch của người khác:
Khi muốn tạo cuộc họp hoặc sự kiện chung, bạn có thể ấn vào mục Other Calendars, chọn
Add a coworker’s calendar rồi
gõ tên địa chỉ của người bạn muốn tra lịch. Từ đây bạn muốn tra lịch của họ, chỉ cần vào mục như trên. Nếu họ không chia sẻ lịch tới bạn, hoặc họ chưa sử dụng
Calendar
, bạn sẽ nhận được một ô cửa sổ mới, ấn vào
Send invite
.
Để xem lịch của mình
: bạn có thể ấn vào mũi tên bên cạnh và ấn
Display only this calendar.
3. Tạo lịch nhóm
Để tạo lịch cho nhóm:
Bạn chỉ cần ấn vào mũi tên bên phải của
My Calendar
, chọn
Create new calendar
, bạn cài đặt các thông tin cho lịch nhóm chung, tiếp đó chọn
Share this calendar with others
. Bạn nhập tên địa chỉ của những người trong nhóm, cuối cùng ấn vào
Create calendar.
Vậy là bạn đã có thể tạo được Lịch nhóm chung cho mọi người.
4. Một số tùy chỉnh trên Calendar
Ngoài những tính năng chính bên trên, Calendar cũng có một số tính năng khác để đáp ứng nhu cầu cá nhân của bạn:
Bạn có thể chọn cho mình chế độ xem lịch, theo ngày, tuần , tháng ,…. Bằng cách lựa chọn vào các lựa chọn
Day/ Week/ Month/ 4 days/ Agenda
ở ngay góc bên bên phải giao diện.
Hoặc bạn có thể chọn màu cho sự kiện bằng cách kích vào mũi tên bên trái của tên sự kiện, và tích vào màu mà bạn yêu thích.
Cập nhật: Gimasys