Việc điền thông tin vào form trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc điền thẳng vào bảng dữ liệu. Form giúp phân loại thông tin vào đúng nơi cần điền và đúng theo định dạng có sẵn. Từ đó khiến toàn bộ văn bản trở nên đồng bộ và thống nhất hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng form hiệu quả trong phần mềm Access 2024.
Lý do vì sao nên sử dụng form
Một trong những lý do chính khiến nhiều người chuộng sử dụng form là bởi tính tiện ích của nó không chỉ với người thu thập thông tin mà còn cả người cung cấp thông tin nữa. Về cơ bản form giúp ta thu thập thông tin theo một định dạng có sẵn, có nghĩa là người được hỏi câu hỏi biết rất rõ mình phải trả lời như thế nào và câu trả lời sẽ phải điền vào đâu.
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 1
Để thấy toàn bộ danh sách gọi món ta cần phải chuyển sang bảng Order Items, trong đó từng món ăn có trong thực đơn của từng lần khách hàng gọi đồ sẽ được liệt kê cụ thể
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 2
Thông tin được liệt kê trong bảng này có bao gồm cả số ID của từng khách hàng được thống kê ở một bảng khác. Chỉ nhìn qua thì bạn khó mà có thể nắm được, do những số ID này không mang nhiều giá trị biểu trưng cho đại lượng mà nó tham chiếu. Bên cạnh đó, bạn sẽ mất công phải dùng đến 2 bảng dữ liệu mới có thể theo dõi được 1 đơn gọi món của khách., từ đó việc đi tìm số liệu sẽ tốn kha khá thời gian của bạn. Dễ nhận thấy đây là một công việc hết sức tẻ nhạt và nhàm chán.
Mẫu form chứa đầy đủ các thông tin như trên sẽ có dạng như sau:
Tóm lại, không chỉ giúp việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn mà form còn giữ cho cơ sở dữ liệu hoạt động trơn tru hơn. Thông qua form, các chuyên gia lập trình cơ sở dữ liệu có thể quản lý được cách người dùng tương tác với cơ sở dữ liệu đó. Họ thậm chí có thể đặt các phần giới hạn nội dung trong từng thành phần của form để đảm bảo chỉ những dữ liệu cần thiết mới được nhập vào và phải được nhập đúng định dạng. Điều này rất quan trong bởi vì chỉ khi dữ liệu được thống nhất và có tổ chức thì cơ sở dữ liệu mới hoạt động ổn định và chính xác.
Hướng dẫn làm việc với form
Mở một form cũ:
Trong phần Navigation, định vị vị trí form mà bạn muốn
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 3
Form sẽ xuất hiện dưới dạng thanh tab trong cửa sổ Document Tabs
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 4
Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trong form
Thêm 1 nội dung khai báo mới trong form
Có hai cách để bạn có thể thêm 1 nội dung khai báo mới trong form:
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 5
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 6
Tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa
Có hai cách để bạn có thể tìm kiếm nội dung khai báo cũ để xem hoặc chỉnh sửa, và cả 2 cách đều tận dụng thanh Navigation ở phía dưới màn hình làm việc.
Để xem từng nội dung khai báo một, bấm nút mũi tên như hình dưới. Nút bên phải sẽ đưa bạn đến với nội dung tiếp theo, nút bên trái sẽ đưa bạn quay trở lại nội dung trước đó
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 7
Để tìm kiếm 1 nội dung nhất định, bạn đánh 1 từ khóa bất kỳ vào ô tìm kiếm trong thanh navigation
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 8
Lưu lại nội dung làm việc
Chọn tab Home, tìm đến mục Records
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 9
Xóa nội dung làm việc
Chọn tab Home, tìm đến mục Records
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 10
Hướng dẫn làm việc với form trong Access 2024 – 11
Khi đó nội dung làm việc trên sẽ bị xóa hoàn toàn
Đánh giá bài viết này